Eine im Januar veröffentlichte Studie zum papierreduzierten Arbeiten in deutschen Unternehmen von Statista Q im Auftrag von Faktor 3/Adobe, belegt mit eindrucksvollen Prozentzahlen die große Bedeutung, die das Thema inzwischen hat. 75 % aller befragten Unternehmen haben bereits Maßnahmen zur Papierreduzierung umgesetzt, 24 % planen diese in den nächsten 1-3 Jahren. Also nahezu alle. Zu anfangs hatte noch knapp die Hälfte Bedenken wegen hoher Initialkosten, Unsicherheiten beim Datenschutz und mangelnder IT-Expertise. Und auch, dass viele Mitarbeitende, trotz Befürwortungsquoten von 90 %, ein großes Beharrungsvermögen bei gewohnten Arbeitsabläufen aufzeigen konnten, war ein nicht ganz unberechtigter Grund am Erfolg zu Zweifeln. Der Großteil der Studienteilnehmenden hat indes die Erfahrung gemacht, dass alle digitalisierten Prozesse von Finanzbuchhaltung über Vertragsmanagement oder Kundensupport bis Recruiting erhebliche Effizienzsteigerungen mit sich bringen, nachhaltiger sind und deutlich Betriebskosten einsparen.
Kommt nun also endlich das papierlose Büro, das bereits für 1990 vorausgesagt war?
Der Begriff tauchte tatsächlich bereits 1975 erstmalig auf, als eine große Unternehmensberatung postulierte, dass ab 1980 der Papierverbrauch stark sinken würde und bereits 10 Jahre später alle Büros papierlos arbeiten würden. 20 Jahre später besagten Statistiken allerdings, dass immer noch erstaunliche 100 Seiten pro Tag und Person in der EU ausgedruckt würden, weit über die Hälfte des Büroabfalls Papier sei. Deutschland ist leider bis heute Vorreiter in Europa, was den Papierverbrauch betrifft.
Seit fast 40 Jahren ist REISSWOLF nun erfolgreicher Akten- und Datenvernichter und hat diese Entwicklungen tagtäglich erlebt. Wir werden auch in den nächsten 10, 20, 30 Jahren noch Archive voller aufbewahrungspflichtiger Dokumente haben, analoge Prozesse sind insbesondere im öffentlichen Sektor noch weitverbreitet. Nicht falsch verstehen – wir sind keine Befürworter weiterhin papierlastiger Prozesse im Unternehmen. Ganz im Gegenteil: Unser Ziel ist, allen Kunden zu jedem Zeitpunkt die eigene Datenhoheit einfach sicherzustellen – analog wie digital.
Ein nachhaltiges Umdenken entstand tatsächlich erst mit Beginn der Covid 19 Pandemie 2020. Digitales Arbeiten wuchs plötzlich exponentiell. Heute ist das Remote-Arbeiten gelebter Standard in vielen Unternehmen. Auch wir bei REISSWOLF sehen die zahlreichen Vorteile des papierlosen Arbeitens:
- Auf digitalem Weg wird schneller kommuniziert und das Arbeiten autonomer.
- Digitale Tools helfen, Wissen zu verbreiten. Die Suche nach Inhalten ist einfacher als eine analoge Recherche.
- Kosten für Papier, Kopierer, Toner, Wartung, Ordner, Schränke, Archivräume können eingespart werden.
- Auch wenn Rechenzentren viel Strom und Trinkwasser verbrauchen, ist es nachhaltiger, als Wälder unserem Papierverbrauch zu opfern.
Erstmalig gehen nun – 35 Jahre nachdem das papierlose Büro da sein sollte – tatsächlich die Papiermengen pro Unternehmen signifikant spürbar zurück. Ist das Geschäftsmodell Aktenvernichtung also ein Auslaufmodell? Nein. Ganz sicher nicht. Unsere Kundenzahl wächst. Denn das Thema Datenschutz gewinnt seit gut 5 Jahren insbesondere für immer mehr Kleinstunternehmen und Mittelständler (KMUs) an Bedeutung. Der Umgang mit personenbezogenen Daten wird bewusster gestaltet und auch Nachhaltigkeitsfaktoren spielen eine immer größere Rolle. Und in beiden Fällen ist REISSWOLF erste Wahl:
- Alle geschredderten Unterlagen werden zu 100 % regional in Deutschland recycelt und wieder in den Papierkreislauf gebracht.
- Hardware aller Art wird je nach Zustand bei uns inhouse sicher gelöscht und weiterverwendet oder ebenso sicher vernichtet und alle werthaltigen Rohstoffe für die Wiederverwertung extrahiert.
- Aufbewahrungspflichtige Unterlagen gehen in unsere energieeffizienten Hochsicherheitsarchive, sodass kostenintensive eigene Archivlösungen nicht benötigt werden. Die Unterlagen werden von dort aus ganz nach individuellem Bedarf digital erfasst und zur Verfügung gestellt.
- Diverse digitale Lösungen vom Posteingang wie -ausgang bis zu umfassenden Enterprise Content Management Tools greifen nachhaltig und effizient ineinander.
Papier und elektronische Daten gehören zusammen gedacht und gelebt. Denn, was man nicht ganz außer Acht lassen darf: Etwas in der Hand zu haben, Papier, gibt gefühlte Sicherheit. Mitarbeitende dabei zu begleiten, dass dies Gefühl auch im digitalen Raum erhalten bleibt, ist unsere Mission.