Meetings, Mitarbeiter- oder Kundengespräche finden zurzeit fast ausschließlich per Videokonferenz statt. Tools für diese digitale Kommunikation gibt es einige und die Nachfrage ist groß.
Wer allerdings Tools dieser Art einsetzt, sollte wissen, dass er auch für die Einhaltung der Datenschutz- und Informationssicherheitsvorschriften verantwortlich ist. Deshalb lohnt es sich bei der Wahl eines solchen Tools im Vorfeld einiges zu beachten.
Grundsätzlich sollte die geschäftliche Nutzung in den Vertragsbedingungen mit ihren Kunden* erlaubt sein. Bei Anbietern* mit Sitz in den USA – das trifft auf die meisten zu – muss gewährleistet sein, dass das Unternehmen Garantien zur rechtskonformen Verarbeitung personenbezogener Daten in Drittstatten anbietet.
Überprüfen Sie vorab auch die Verschlüsselung des Datenverkehrs. Minimum ist eine Transportverschlüsselung (TLS), idealerweise verfügt das Tool Ihrer Wahl über eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Sollten Sie planen das Tool auch für Webinare einzusetzen, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) erforderlich und die eigene Datenschutzerklärung muss entsprechend angepasst werden. Das gilt ebenso für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT).
Durch die Nutzung der Funktionen zur sachgerechten Datenschutz- und Privatsphäre-Einstellung, wie z.B.
- Abstellen der Tracking-Funktion oder Speicherung von Chatverläufen
- Getrenntes Versenden von Zugangsdaten und Einladungslink
- Sicherstellung, dass nicht jeder Teilnehmer seinen Bildschirm teilen kann
lassen sich zusätzlich eventuelle Sicherheitsrisiken vermeiden.
Eine Übersicht verschiedener Videokonferenz-Tools finden Sie hier zusammengestellt:
| Tool | Server | Max. Teilnehmer* | Ende-zu-Ende- Verschlüsselung | Win/Mac/Android/ iOS/Browser | Blur |
|---|---|---|---|---|---|
| Blizz by TeamViewer | DE | 300 | Ja | (kein Browser) | |
| fastviewer | DE | 100 | Ja | Kein Android/iOS | |
| Whereby | NOR | 50 | Ja | Nur Browser | |
| GoToMeeting by LogMeIn | USA | 250 | Ja | Ja | |
| Cisco Webex | USA | 200 | Ja | Ja | |
| BlueJeans | USA | 100 | Ja | Ja | |
| Lifesize | USA | 50 | Ja | Kein Mac | |
| Microsoft Teams | USA | 250 | Nein | Ja | Ja |
| Skype | USA | 50 | Nein | Ja | Ja |
| Zoom | USA | 500 | Nein | Ja | Ja |
| Adobe Connect | USA | 100 | Nein | Ja |
Wie die Tabelle zeigt, gibt es mittlerweile auch in Europa Anbieter* von Videokonferenz-Tools. Diese werben mit erhöhten Sicherheits- und Datenschutzstandards. Doch ganz gleich für welches Tool, aus welchem Land, Sie sich entscheiden, der Austausch besonders sensibler Daten oder vertraulicher Informationen auf diesem Weg ist grundsätzlich nicht empfehlenswert, denn die digitale Kommunikation hinterlässt ausführliche und langlebige Spuren.
*w/m/d