Bisher gab es keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht allen Mitarbeitern* Homeoffice-Arbeitsplätze anzubieten – auch aktuell gibt es diese nicht. Aber es gibt eine vorerst bis Ende April geltende Corona-Arbeitsschutzverordnung und diese benennt ganz klar, dass der Arbeitgeber* Homeoffice-Arbeitsplätze anzubieten hat, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen. Also eine Pflicht im Light-Format, die übrigens von der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers* (Stichwort: Infektionsschutz im Unternehmen) ergänzt wird. Was bedeutet das konkret?
- Nicht warten, sondern aktiv anbieten.
Nicht Ihre Arbeitnehmer* müssen bei Ihnen nach einem Homeoffice-Arbeitsplatz fragen, sondern Sie müssen diese, wenn möglich, aktiv anbieten und dafür u.a. auch alle datenschutzrechtlichen Voraussetzungen im Unternehmen klären und umsetzen. Ihre Mitarbeiter* müssen das Angebot nicht annehmen und können umgekehrt keinen Anspruch einklagen. ABER: Wird eine Arbeitsschutzbehörde oder die Unfallversicherung informiert, dass kein Angebot erfolgt ist, können Sanktionen verhangen werden – angefangen bei einem Bußgeld bis zur (vorübergehenden) Betriebsstillegung.
- Dokumentieren Sie alles.
Sowohl Ihre Homeoffice-Angebote als auch ggf. Ihre Ablehnungsgründe. Ist ein Grund z. B., dass die dafür erforderliche IT nicht verfügbar ist oder die Anschaffung zahlreicher Laptops etc. unzumutbar, sind Sie allerdings gehalten, diesen Hinderungsgrund rasch zu beseitigen. Sie müssen dann beispielsweise prüfen, ob über VPN-Zugänge oder Remote-Access auch private Devices genutzt werden könnten.
- Sensibilisieren Sie alle. Datenschutz ist wichtig.
Dabei sollte man nicht nur die digitale Datensicherheit im Blick haben, sondern auch den Datenschutz im privaten Umfeld. Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist und bleibt der Arbeitgeber*. Er hat nach Art. 25 Abs. 2 DSGVO für die geeigneten Maßnahmen des Datenschutzes Sorge zu tragen. Das umfasst sowohl die technischen als auch die organisatorischen Maßnahmen. Das bedeutet nicht, dass Arbeitnehmer* nicht ebenso jederzeit verantwortungsvoll handeln müssen. Und zwar nicht nur, wenn es um digitale Datensicherheit geht, sondern auch wenn es um alltäglichen Datenschutz geht.
Jeder* von uns möchte, dass mit seinen Daten vertraulich umgegangen wird. Das sollte man im Hinterkopf behalten, wenn man während eines Telefonats Name, Telefonnummer oder Gesprächsinhalte auf einem Notizzettel vermerkt und diesen später achtlos in den Papierkorb gibt. Das Ausdrucke mit personenbezogenen Daten oder sensible Unternehmensinformationen nach getaner Arbeit nicht offen auf dem Schreibtisch liegengelassen werden dürfen, sollte eine Selbstverständlichkeit sein – auch im privaten Umfeld.
Diese Daten gehören genauso wie im Büro in spezielle Behälter, um sie schlussendlich einer DSGVO-konformen sicheren Aktenvernichtung zukommen zu lassen. Speziell hierfür oder auch für unterwegs wurde von uns aktuell die REISSWOLF Homeoffice. Box. entwickelt. Alle vertraulichen Papiere werden darin gesammelt. Ist die Box voll, wird sie mit Sicherheitstape verschlossen, zusätzlich für einen nachweisbar zugriffslosen Transport versiegelt und schlussendlich das Rücksendeetikett aufgebracht und die Box in einer DHL Filiale/-Packstation abgegeben. Durch einen individuellen Barcode kann die Box zugeordnet werden und dem Unternehmen ein Zertifikat über die sichere Aktenvernichtung als Dokumentationsbeleg übersandt werden. So sichern Arbeitgeber die Arbeit ihrer Arbeitnehmer* mit personenbezogenen Daten auch im Homeoffice optimal ab. Denn Datenschutz im Homeoffice ist mehr als eine sichere WLAN-Verbindung.
Eine aktuelle Untersuchung des ifo Instituts mit den Universitäten München und Mannheim aus Dezember 2020 zeigt übrigens, dass bereits 1% mehr Homeoffice-Arbeitsplätze eine bis zu 8% geringere Infektionsrate bewirken. Ein überzeugendes Argument mehr, oder?
*w/m/d