Die Stadt Sindelfingen in Baden-Württemberg ist ein dynamischer, international bekannter Technologie- und Produktionsstandort, ein wichtiges Zentrum für Handel und Dienstleistungen und mit 64.000 Einwohnern ein attraktiver Wohnort zwischen der Landeshauptstadt Stuttgart und dem Nordschwarzwald.
Die Ausländerbehörde Sindelfingen ist zuständig für alle aufenthaltsrechtlichen Angelegenheiten der Stadt Sindelfingen. Aufgrund des Ausländeranteils von rund 20 % unter den Einwohnern von Sindelfingen ist bei der Bearbeitung der einzelnen Angelegenheiten immer sehr viel Papier angefallen. Durch die Digitali-sierung entfällt nun ein Großteil der Papierakten. Zudem wurden die Prozesse digitalisiert. Die digitale Akte ist nun aufgeräumter und immer zu finden. Auch kann durch die Eingabe einzelner Suchbegriffe eine Akte schneller „gescannt“ werden.
Leistungen
- Digitalisierung von 11.000 Ausländerakten
- Scannen als durchsuchbare PDF/A-Dateien mithilfe von OCR-Volltextauslesung
- Konvertierung aller Daten und sauberer Import in das Dokumenten-Management-System enaio®
- Abgleich der eindeutigen Identnummer in der PDF-Dateibenennung und der Liste aller PDF-Dateien in einer CSV-Datei
- Dokumentation des Scanvorgangs nach DIN ISO 9001
Die Aufgabe
Für die elektronische Aktenführung im Sachgebiet Ausländerangelegenheiten war die Digitalisierung der Bestandsakten notwendig, um alle Daten im Dokumenten-Management-System enaio® verarbeiten zu können. Daher wurde im Juni 2022 die Digitalisierung des alten Aktenbestandes als Projekt ausgeschrieben.
REISSWOLF gewann die Ausschreibung, in der die Digitalisierung von ca. 9.600 Ausländerakten mit insgesamt 924.600 Seiten angedacht war – auch weil das Hamburger Unternehmen als ausgewiesener Spezialist für Datenschutz bekannt ist.
Im Endeffekt waren es knapp 11.000 Akten, die mithilfe der zertifizierten Expertise von REISSWOLF digitalisiert wurden. Rückfragen aller Art wurden dabei stets zeitnah von unserem sehr freundlichen Kontakt und Ansprechpartner Oliver Schwarz (Abteilungsleitung Ordnungs- und Standesamt I Einwohner- und Gewerbewesen I Stadt Sindelfingen) beantwortet.
»Bei der Digitalisierung war uns die Firma REISSWOLF immer eine gute Hilfe und ein guter Berater. Ich bin sehr zufrieden mit der gesamten Zusammenarbeit. Die Kommunikation war stets sehr freundlich, zielorientiert und absolut zuverlässig.«
Oliver Schwarz
Abteilungsleitung Ordnungs- und Standesamt I Einwohner- und Gewerbewesen I Stadt Sindelfingen
Die Umsetzung
Anfang Juli 2022 wurden in einem Online-Kick-off-Termin zwischen der Projektleitung von REISSWOLF und den Verantwortlichen der Stadt Sindelfingen alle relevanten Punkte des Projekts noch einmal besprochen und abgestimmt. Im Anschluss an diesen Termin startete eine Testphase mit ca. 50 Akten.
Nach der erfolgreichen Testphase wurden im August 2022 alle weiteren Akten abgeholt. Da einige Akten, die sich noch im Umlauf bei zuständigen Mitarbeitenden befanden, nicht mitgenommen werden konnten, stellte REISSWOLF Transportboxen bereit und die Stadt konnte die restlichen Akten nach und nach gesichert an REISSWOLF schicken.
Für die Verarbeitung der Akten wurde REISSWOLF von der Stadt Sindelfingen eine Liste aller Ausländerakten in Form einer CSV-Datei zur Verfügung gestellt.
Als Kriterium, um die CSV-Einträge mit dem jeweiligen PDF zu matchen, wurde die eindeutige Identnummer – LadivaID – gewählt und die PDF-Dateien entsprechend benannt. So wurde ein sauberer Import ins Kunden-Dokumenten-Management-System enaio® gewährleistet. Die Dateiübergabe fand über einen gesicherten SFTP-Server statt.
Folgende Anforderungen wurden an den REISSWOLF Scanservice gestellt:
- Beim Scannen wurde die Reihenfolge der Unterlagen wie im Original beibehalten – ein Standardvorgehen bei REISSWOLF. Da die Akten von der Stadt Sindelfingen so geordnet wurden, dass die jüngste Unterlage obenauf lag, wurde dies auch für die spätere digitale Akte berücksichtigt.
- Bestimmte Dokumente mussten erkannt und aussortiert werden: Originaldokumente wie Pässe, Ausweise, Führerscheine, Urkunden, Verträge mit Prägesiegel und Siegelschnur.
- Jede gelieferte Akte wurde mit der vom Kunden zur Verfügung gestellten Liste abgeglichen. Waren Akten nicht in der Liste, konnte stets schnell geklärt werden, wie weiter verfahren wird.
- Alles wurde als eine Akte doppelseitig in chronologischer Reihenfolge eingescannt – inklusive Aktendeckel und automatischer Löschung der Leerseiten.
- Für jede Papierakte wurde ein separates PDF/A Dokument erstellt.
- Mehrbändige Akten wurden als eine digitale Akte in chronologischer Reihenfolge eingescannt.
- Eingelegte Register, Trennblätter oder Ähnliches wurden mitverarbeitet.
- Ränder wurden entfernt und schiefe Seiten geradegerückt.
- Der Scan erfolgte in Vollfarbe mit einer Auflösung von 300 dpi.
- Die Dateien wurden in ein enaio®-geeignetes Format konvertiert.
- Jede Akte wurde als durchsuchbare PDF/A-Datei gescannt – inklusive OCR-Volltextauslesung („hidden text“).
Der gesamte Scanvorgang wurde nach DIN ISO 9001 dokumentiert.
Außerdem konnten wir zu jeder Zeit den bestmöglichen und lückenlosen Schutz aller Daten gewährleisten, da die Sicherheit von Informationen und die
IT-Umgebungen bei REISSWOLF überprüft und nach ISO/IEC 27001 zertifiziert sind.
Der Kundennutzen
Durch die Digitalisierung und die Konvertierung in passende Formate konnten die Akten des Sachbereichs Ausländerangelegenheiten direkt in das von der Stadt Sindelfingen genutzte genutzte Dokumenten-Management-System enaio® eingebunden werden.
Weiterhin wurde der Platz für einige hundert Aktenmeter eingespart, und es konnte ein neues Büro entstehen.
Das Kundenfeedback
Oliver Schwarz (Abteilungsleitung Ordnungs- und Standesamt I Einwohner- und Gewerbewesen I Stadt Sindelfingen) zeigte sich nach Projektabschluss äußerst zufrieden und fasste zusammen: „Vom Abholen der Ausländerakte bis hin zur Einspielung der digitalen Dateien hat alles absolut reibungslos und innerhalb der vereinbarten Frist sehr gut funktioniert. Auch wenn eine Datei sehr schnell benötigt wurde, wurde die Datei spätestens innerhalb von 24 Stunden digital eingespielt.“
Ebenso positiv fällt auch das abschließende Feedback von REISSWOLF aus: „Während des gesamten Projekts hatten wir immer eine offene und freundliche Kommunikation mit Herrn Schwarz. Es wurde stets freundlich und zielorientiert zusammengearbeitet. So gab es unter anderem den Fall, dass Akten nicht in der Liste enthalten waren oder Originaldokumente nicht mit verarbeitet werden sollten. Hier wurden durch Herrn Schwarz zeitnah die benötigten Informationen nachgeliefert und ein gemeinsamer Prozess definiert.“