Marketing der Europäischen Handball Förderation
EHF Marketing GmbH.
EHF Marketing GmbH ist ein Tochterunternehmen der Europäischen Handball Föderation und eine Plattform für den europäischen Handball. Die Agentur arbeitet eng mit ihren Marketingund Medienpartnern sowie den europäischen Vereinen, mit dem Ziel diese Sportart bestmöglich im Markt zu platzieren.
EHF Marketing archiviert alle Spielberichte und Dokumentationen der einzelnen Handballbewerbe und stellt diese den jeweiligen Vereinen zur Verfügung. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Bereitstellung der Daten über eine Portallösung, um den Mitarbeitern den Umgang mit den Daten zu erleichtern.
Die Aufgabe
Bei Gesprächen im Oktober 2015 stellte sich heraus, dass das Unternehmen EHF Marketing keinen genauen Überblick mehr hatte, welche Spielberichte wo archiviert und auffindbar sind. Um mit der Zeit zu gehen und eine bessere Umgebung für die Mitarbeiter zu schaffen, entschied sich der Kunde für eine neue Lösung.
Da es auch aus Platzgründen für EHF Marketing von hoher Priorität war, die physischen Akten zu digitalisieren, hat das Unternehmen die Entscheidung getroffen, hier neue Wege zu beschreiten. Daher wurde beschlossen, alle Aktenordner aus dem Büro auszulagern und zu digitalisieren.
Die Aufgabe von REISSWOLF war es, alle Ordner zu digitalisieren und auf einer Weboberfläche, in diesem Fall REISSWOLF f.i.t., genau in dem Schema wie es der Kunde im täglichen Gebrauch benötigt, darzustellen.
Um die neue Plattform REISSWOLF f.i.t. testen zu können wurde der Kunde in der Datenbank angelegt und erhielt die nötigen Zugangsdaten. Für eine optimale Ausgangslage stellte REISSWOLF EHF Marketing zusätzlich den Scanner Kodak i2800 zur Verfügung. Anhand von Testordnern, die vom Kunden zum Scannen übergeben wurden, präsentierte REISSWOLF die digitalisierten Dokumente und die Ordnerstruktur in REISSWOLF f.i.t. Die Präsentation der Datenbank, auch vor Mitarbeitern, die täglich mit diesem Tool arbeiten, begeisterte auf Anhieb, so dass der Kunde anschließend 50 Ordner für die weitere Verarbeitung an REISSWOLF übergab.
Die Projektumsetzung beinhaltete Abholung und Sichtung der Ordner durch spezialisierte Digitalisierungs-Mitarbeiter. Aufgabe war es, jeden Spielbericht einzeln zu scannen und in einem vorgegebenen Schema in REISSWOLF f.i.t. darzustellen. Die Ordner wurden über die REISSWOLF hausinterne Software digitalisiert, geprüft und hochgeladen.
Die Struktur der Ordner wurde auf Basis der Jahrgänge, einzelnen Bewerben und Geschlecht aufgebaut. Innerhalb einer Woche wurde das Projekt durch zwei Mitarbeiter realisiert. Die Ordner wurden zwischenzeitlich bei REISSWOLF physisch archiviert.
Der Kundennutzen
Durch die Digitalisierung und den Einsatz von REISSWOLF f.i.t. sparen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit ein, da sie Ordner und Spielberichte nicht erst lange suchen müssen, sondern direkten Zugriff darauf haben. Weiters hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bei Bewerben auf die Dokumente einfach, schnell und gesichert über Laptop, Tablet oder mobil zuzugreifen.
