Asklepios Kliniken Bad Wildungen
REISSWOLF (ehemals CiBS) digitalisiert Altakten und laufende Akten
Die Asklepios Kliniken Bad Wildungen, bestehend aus der Stadtklinik, der Helenenklinik und der Rehaklinik Fürstenhof, gehören dem Gesundheitskonzern Asklepios Kliniken an, zu dem aktuell 150 Kliniken und Gesundheitseinrichtungen mit mehr als 45.000 Mitarbeitern zählen. Damit ist die Asklepios Gruppe einer der drei größten privaten Betreiber von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen in Deutschland.
Die Aufgabe
Um eine schnellere Verfügbarkeit und den direkten Zugriff auf die Patientendaten zu erhalten, plant der Gesundheitskonzern Asklepios langfristig für alle seine Häuser den Umstieg von der physischen Akte hin zur digitalen Patientenakte. Dieses Projekt wird im Raum Hamburg bereits an sechs Kliniken der Asklepios Gruppe gemeinsam mit REISSWOLF umgesetzt. Neben der schnellen Verfügbarkeit spielt für den Auftraggeber der Platzvorteil eine große Rolle. Ein Neubau des Asklepios Konzerns entsteht bereits komplett ohne Archiv. Die digitalen Daten sollen dem Anwender im Archivsys- tem HYDMedia der Firma AGFA bereitgestellt werden. Über spezifi zierte Schnittstellen übergibt REISSWOLF die Daten via VPN Verbindung direkt ins HYDMedia.
Das Projekt startete mit der Digitalisierung der Altakten. Diese wurden in drei Abholungen durch den REISSWOLF eigenen Fuhrpark realisiert und nach der Eingangskontrolle durch Entklammern und Entheften für den Scanvorgang vorbereitet. Nach Abschluss der Digitalisierung erhält der Kunde die Daten aufenthaltsbezogen via VPN-Tunnel. Die Übergabe der elektronischen Daten erfolgt anhand von spezifizierten Schnittstellen für den Import in das beim Kunden eingesetzte Archivsystem HYDMedia. Dies gilt ebenfalls für die laufenden Akten. Diese wurden bislang analog zu den Altakten verarbeitet. Für die zukünftig zu verarbeitenden laufenden Akten hat der Kunde einen genauen Aktenplan entworfen, in dem festgelegt ist, welche Dokumente ins Archiv wohin fließen.
Dafür werden die Akten, die einzelne Register enthalten, mit eindeutigen Barcodes auf den Registerblättern versehen. Bei der Digitalisierung liest REISSWOLF die Barcodeinformationen der Register aus und erzeugt eine idx Datei je Register, zuzüglich der dort enthaltenen Seiten, als PDF Singlepage. Ergänzend erweiterte das Krankenhaus sein Belegwesen durch eine eindeutige Kennzeichnung der Belegarten. Über diese Kennzeichnung erfolgt aktuell die Zuordnung der Einzelbelege in die strukturierte Akte, ohne dass dies einer Vorsortierung im Krankenhaus bedarf.
Der Kundennutzen
Die Digitalisierung der Altakten hat den großen Vorteil, dass Fallakten von Wiederkehrern bereits digital verfügbar sind. Natürlich entfällt die Anforderung der Akten aus dem Archiv. Der Zugriff auf Patientendaten in sekundenschnelle, auch zeitgleich von mehreren Personen und an unterschiedlichen Orten, ist gewährleistet. Dies ist für die behandelnden Ärzte von unschätzbarem Wert.
Kundenfeedback
„Kurzzeitig war die Inhouse Digitalisierung Thema bei uns im Haus. Allerdings haben wir auf Grund des rechtlichen Aspektes davon Abstand genommen. Denn in diesem Fall hätten wir uns zertifizieren lassen müssen. Durch die externe Digitalisierung ist das Thema Datenschutz und Zertifizierung nun durch die CiBS GmbH (heute REISSWOLF) gewährleistet“, erklärt Philipp Apel, zuständig für Projekte und Prozesse IT Region West der Asklepios Service IT GmbH. „Außerdem gestaltet sich die Zusammenarbeit mit CiBS sehr unkompliziert. Kurze Kommunikationswege und die Fähigkeit sich hochflexibel auf uns als Kunden einzustellen, vereinfacht die Umsetzung des Projektes“, ergänzt Philipp Apel.
