Briefpost digitalisieren lassen & in der Cloud verwalten – mit dem Post-Scanservice von REISSWOLF.

Es handelt sich um eine sichere Lösung, um Ihre Briefpost in Zukunft digital an jedem Ort zu jedem Zeitpunkt einsehen zu können. Wir digitalisieren Ihre Tagespost und stellen Ihnen diese über eine sichere Cloud-Lösung, der REISSWOLF dok. suite., zur Verfügung. Die Daten sind auf Datenbankservern in deutschen Rechenzentren gespeichert und bestmöglich geschützt. Darüber hinaus werden alle physischen Poststücke nach der Digitalisierung für 90 Tage sicher archiviert, können bei Bedarf angefordert werden und werden anschließend datenschutzkonform vernichtet.

Der Briefumschlag, der Ihre Identifikation trägt und ggf. weitere Briefe enthält, wird als größte Einheit digitalisiert. Die anderen Briefe werden ebenso geöffnet und inklusive des Umschlags dann zusammen gescannt und als ein Dokument zur Verfügung gestellt.

Ob Postkarte oder Großbrief bis zur Größe einer DIN A3 Postsendung digitalisieren wir für Sie alles problemlos. 

Das ist unterschiedlich, aber immer bestmöglich. Wir glätten die Originale, entfernen Heftklammern und Tackernadeln und digitalisieren dann alles. Gebundene oder geöste Dokumente trennen wir allerdings nicht, denn diese sind besonders schützenswert. Sie erhalten in diesem Fall einen Scan des Deckblattes mit einem gesonderten Hinweisblatt, dass es gebundene Folgeseiten gibt. Das Originaldokument können Sie dann bei Bedarf anfordern. 

Aber natürlich können Sie gerne Bücher bei uns digitalisieren lassen. Allerdings gehört dies nicht zur standardisierten Dienstleistung des digitalen Posteinganges. Sprechen Sie uns gern für ein individuelles Angebot an.

Die Benennung der Dokumente erfolgt nach Tagesdatum und fortlaufender Nummer. 

Ja, das sind sie. Sie können innerhalb der Anwendung nach allen Textinhalten Ihrer Posteingänge recherchieren, da Sie diese von uns als volltexterschlossene, durchsuchbare PDF-Dateien erhalten. Zusätzlich ermöglicht die REISSWOLF dok. suite. eine kombinierte Suche aus verschiedenen Filtern (z. B. nach Volltext, Dateiname und Datum).

Alle Poststücke, die bis 12.00 Uhr eintreffen, werden Ihnen am selben Tag  im digitalen Posteingang zur Verfügung gestellt. Bei allen Postsendungen, die uns erst nach der Mittagszeit erreichen, erfolgt die digitale Zustellung am Folgetag.

Sie erhalten eine E-Mail, die Sie über die Bereitstellung neuer Poststücke informiert. Sollten Sie unsere REISSWOLF App dok. suite. nutzen, werden Sie zusätzlich via Push-Benachrichtigung über den Eingang informiert.

Wir stellen Ihnen einen Fotoscan des nicht scanbaren Inhalts - wie z.B. ein Datenträger -  zur Verfügung, so wie einen normalen digitalen Brief und Sie entscheiden dann, ob Sie bei Bedarf die Originale erhalten möchten.

Mit Beauftragung erhaltenen wir von Ihnen eine Postvollmacht zum Öffnen und Scannen jeglicher Poststücke. 

Sofern der Wunsch besteht, dass vertraulich oder persönlich gekennzeichnete Poststücke vor dem Öffnen aussortiert werden, nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf, sodass wir Ihnen ein individuelles Angebot unterbreiten können. Entsprechende Sendungen würden wir Ihnen dann als Fotoscan (Briefumschlag) im digitalen Posteingang anzeigen, sodass Sie diese Sendungen im Original anfordern können. 

Durch den Nachsendeauftrag werden folgende Briefarten an uns weitergeleitet und von uns bearbeitet:

• Postkarten und Briefe (auch Groß- und Maxi-Briefe)
• Briefsendungen mit Einschreiben
• Warenpost (Warensendungen, Büchersendungen)
• Blindensendungen

Da Sie unter dieser Anschrift nicht anzutreffen sind, ist unsere REISSWOLF Adresse keine ladungsfähige Adresse für Ihre Kontakt-, Geschäfts-, Vertragspartner sowie Kunden. 

Sobald Sie einen digitalen Posteingang bei uns bestellen, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag ein und die Post wird nach ca. 5-10 Tagen automatisch umgeleitet. Die Nachsendeadresse erhalten Sie als Bestätigung des Nachsendeauftrages direkt von der Deutschen Post.

Alle für den Nachsendeauftrag erforderlichen Daten können Sie einfach direkt im Bestellvorgang angeben. Nach Abschluss der Bestellung übermitteln wir die Daten an die Deutsche Post und richten für Sie den Nachsendeauftrag ein.

Nach Bestellung in unserem Online-Shop erhalten Sie per Post einen Brief, der Ihre Daten zur Online-Verifizierung enthält. Sobald Sie sich erfolgreich verifiziert haben, richten wir für Sie einen Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post ein. Nach Aktivierung seitens der Deutschen Post, wird Ihre Briefpost automatisch zu uns umgeleitet. Bedenken Sie bitte, dass die Deutsche Post in der Regel 5–10 Tage für die Einrichtung benötigt und Ihre Post erst danach umgeleitet und digitalisiert wird.

Sie können den Nachsendeauftrag für 12 Monate abschließen. 

Ja, sofern Sie Ihren Vertrag nicht kündigen, verlängern wir den Nachsendeauftrag 14 Tage vor Vertragsende automatisch, damit sichergestellt ist, dass Ihre Post lückenlos erfasst und digitalisiert werden kann. Die Kosten für die Verlängerung stellen wir Ihnen dann alle 12 Monate in Rechnung.

Im Fall eines Umzugs oder ähnliches, ist es erforderlich den bestehenden Nachsendeauftrag zu beenden und einen neuen Nachsendeauftrag zu beauftragen Eine Adressänderung eines bestehenden Nachsendeauftrags ist seitens der Deutschen Post nicht möglich. Die entstehenden Kosten für den neuen Nachsendeauftrag werden Ihnen weiterberechnet.

Sie müssen sich um nichts kümmern. Wir kündigen den Nachsendeauftrag bei der Deutschen Post pünktlich zum Vertragsende und Sie erhalten Ihre Post wieder an Ihre reguläre Anschrift.

Nein, Pakete sind vom Nachsendeauftrag ausgeschlossen und werden weiterhin an Ihre reguläre Postadresse gesandt.

Nein, dies ist nicht möglich. Bei vorübergehender Abwesenheit werden keine Postzustellungsaufträge weitergeleitet. Lediglich in Ausnahmefällen bei alten Nachsendeaufträgen könnte dies noch der Fall sein.

Bestellte Originale senden wir Ihnen über unsere Versandpartner als Päckchen. Sie sind somit nicht Bestandteil des Nachsendeauftrages und kommen deshalb verlässlich bei Ihnen an.

In der REISSWOLF dok. suite. stehen Ihnen im Bereich Posteingang zwei Arten zur Verfügung, mit denen Sie Originale bei Bedarf bestellen können: Express- und Sammel-Bestellung. 

Mit der Express-Bestellung können Sie die Zustellung einzelner Briefe beauftragen. Wir stellen Ihnen diese dann kurzfristig zur Verfügung. 

Bei der Sammel-Bestellung können Sie über einen Monat hinweg mehrere Briefe für die Übersendung markieren. Bei dieser Option erfolgt die Bestellung für markierte Briefe automatisch durch unser System zum Monatsende. So werden Ihnen die gesammelten Briefe zu einem Zeitpunkt gesammelt zugestellt.

Das Versenden in andere Länder ist grundsätzlich möglich, jedoch sind die dafür anfallenden Portokosten höher als bei einer Lieferung nach Deutschland.

Je nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden die Dokumente automatisch datenschutzkonform von uns vernichtet.

Wenn Sie einzelne Poststücke im Original benötigen und Ihre Bestellung bis spätestens 12.00 Uhr bei uns eingeht, erfolgt die Lieferung von Montag bis Donnerstag in der Regel bereits am darauffolgenden Werktag. Bei einer Bestellung nach 12.00 Uhr oder freitags wird es der übernächste Werktag sein. Bitte haben Sie Verständnis, dass es in Einzelfällen auch etwas länger dauern kann. 

Im Standard werden Ihre Originaldokumente 90 Tage archiviert. In dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit Briefe bei Bedarf im Original anzufordern. Auf Wunsch archivieren wir Ihre Originale auch länger, sprechen Sie uns hierfür gern an. Nach Ende der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungszeit werden alle Originalbriefe datenschutzkonform vernichtet. 

Alle Originale bleiben einfach bis zum Ende der gewählten Aufbewahrungsfrist sicher verwahrt bei uns – ohne zusätzliche Kosten. Und wenn Sie doch nochmals ein Original benötigen, können Sie dies weiterhin kostenpflichtig bestellen. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente datenschutzkonform vernichtet.

REISSWOLF dok. suite. ist eine Cloud-Plattform für digitales Dokumentenmanagement und zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten. Neben dem Hochladen, Speichern, Verwalten und Austauschen von Dokumenten können Sie auch komplette Unternehmensprozesse (z.B. Postverteilung) abbilden. Die Software ist webbasiert und dementsprechend mit Internetzugang ohne zusätzliche Installationen sofort einsetzbar und überall verwendbar. Innerhalb der REISSWOLF dok. suite. steht Ihnen der digitale Posteingang zur Verfügung.

Für den digitalen Posteingang von REISSWOLF genügt ein aktueller Webbrowser. Sie erhalten Ihre Eingangspost in der REISSWOLF dok. suite. Dokumenten-Cloud. Dies ist eine Web-Anwendung, sodass Sie alle Funktionen mit einem Webbrowser erreichen können. Zusätzlich können Sie unsere mobilen Apps für Apple- und Android-Geräte nutzen.

Ja, selbstverständlich ist eine Weiterleitung und Weiterverarbeitung aller PDF-Dateien problemlos möglich. Sie können die Dokumente innerhalb der REISSWOLF dok. suite. sichten, bearbeiten, verschieben, verteilen oder auch herunterladen. Über die App können Sie die Poststück auch mit bekannten Diensten wie WhatsApp, iMessage, Google Drive, Microsoft OneDrive usw. teilen. Zudem stehen Ihnen alternativ sichere Möglichkeiten zur Verfügung, um die Dokumente mit Externen zu Teilen (z. B. per passwortgeschützten Downloadlink).

Sie können per Rechnung bezahlen.

Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Tarif. Sie können zwischen einem Monats- und Jahrestarif wählen. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen. 

Einfach und transparent erhalten Sie im vereinbarten Abrechnungsintervall eine Rechnung per E-Mail über den gebuchten Tarif sowie Ihr monatlich gewähltes Briefkontingent (Post-Scanservice). Das monatliche Briefkontingent beinhaltet alle Leistungsbausteine, also den Eingang, das Öffnen, die Erfassung, Digitalisierung, Archivierung und schlussendliche Vernichtung Ihrer Postsendungen. Lediglich genutzte Mehrleistungen wie z. B. zusätzliche Briefe oder die Bestellung von Originalen werden Ihnen monatlich gesondert in Rechnung gestellt.

Der Preis ist abhängig vom gewählten Tarif. Alle Informationen hierzu können Sie unserer Webseite entnehmen.

Gemäß Artikel 28 DSGVO bieten wir Ihnen gerne die Möglichkeit, eine derartige Vereinbarung einfach digital mit uns abzuschließen. Dies ist für Unternehmen zwingend, für Privatpersonen auf Wunsch möglich, aber nicht erforderlich.

Ja natürlich. Die langjährige Datenschutzkompetenz von REISSWOLF bezieht sich selbstverständlich auf alle unsere Leistungen von der Digitalisierung über die Archivierung bis hin zur Aktenvernichtung. Darüber hinaus besitzen wir alle relevanten Zertifizierungen, um die Einhaltung höchster Qualitätsmaßstäbe zu jedem Verarbeitungszeitpunkt zu gewährleisten: 

•    ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement
•    ISO/IEC 27001:2017 Informationssicherheit
•    DIN Norm 66399 und ISO/IEC 21964:2018 Akten- und Datenträgervernichtung 

Ihre Poststücke werden in Hochsicherheitsarchiven von REISSWOLF gelagert. Durch Sicherheitsglas, verspiegelte Scheiben, LKW-Schleusen, abgezäuntes Gelände und mehrstufige Zugangskontrollen bis hin zu Regalsprinkleranlagen und Videoüberwachung stellen wir ein Maximum an Sicherheit für Ihre Poststücke sicher.

Die Speicherung Ihrer digitalen Postsendungen erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren unter Einhaltung strengster Sicherheitsmaßnahmen sowie europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen.

Trotz Einsatz modernster Technik sind manuelle Eingriffe im Scan-Prozess notwendig. Deshalb ist ein Datenschutzexperte wie wir hierbei die richtige Wahl. Unsere Mitarbeitende sind besonders vertrauenswürdig und arbeiten seit Jahrzehnten mit hochsensiblen Daten. Alle Mitarbeiter sind dafür ausgebildet, werden regelmäßig geschult und sind natürlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet.