Knapp 26 E-Mails empfängt jeder in Deutschland täglich mit einer beruflichen E-Mail-Adresse.*
Das macht bei 250 Mitarbeitenden und ca. 200 Arbeitstagen gut 1,3 Millionen E-Mails im Jahr, die bearbeitet, weitergeleitet und eventuell rechtssicher archiviert werden müssen.
Mit ELO XC lässt sich das E-Mail-Management im Unternehmen und die dazugehörigen Prozesse verschlanken, optimieren und in Teilen auch automatisieren – unter Einhaltung aller rechtlichen Anforderungen wie GoBD, AO oder auch DSGVO.
So können automatisierte Geschäftsprozesse direkt angestoßen werden. Wie bspw. im Rechnungs-management. Hier übernimmt ELO XC das E-Mail-Postfach für Rechnungen und leitet automatisiert alles direkt an die entsprechenden Stellen weiter – bestens geschützt und nach Ihren Vorgaben. Außerdem kann eine schnelle Volltext-Suche innerhalb von archivierten E-Mails und (gezippten) Anhängen genutzt werden. Das spart das lästige Suchen in unterschiedlichen Ablagen. Auch, weil eine vorgangsbezogene Ablage im Archiv möglich ist.
Entlasten Sie jetzt Ihre Microsoft-Exchange-Postfächer mit der automatisierten Weiterleitung und Archivierung mit ELO XC und REISSWOLF.
*Quelle: bitkom-research.de, Pressemitteilung 22. März 2021
Datensicherheit und Verschlüsselung
Alle E-Mails werden im EML-Format verarbeitet, abgelegt und sicher verschlüsselt. So können auch Anhänge im Originalformat direkt aus dem Archiv heraus verwendet werden. Wenn Sie möchten, können Sie alle Daten in Langzeitformate (PDF/A oder TIFF) konvertieren – für bessere Lesbarkeit und zur Absicherung der Aufbewahrungspflichten
Optimale Integration in Ihre E-Mail-Infrastruktur
Die Integration in Microsoft Outlook und HCL Notes ist besonders nutzerfreundlich, weil Sie schneller und einfacher nach Inhalten suchen können. Auch, wenn Sie das dank der zentral konfigurierten Logik eigentlich nicht müssten. Denn die stellt wichtige Informationen immer in den Vordergrund.
Moderne Architektur und Technologie
Der performante und robuste 64-Bit-Windows-Service für ELO XC erlaubt es Ihnen, Ihr E-Mail-Management so aufzubauen, wie Sie es möchten. Lokal, in der Cloud oder hybrid. Über Webservices mit Exchange, verbunden mit Ihrem ELO-System. Über die optionale Einbindung von IMAP-Postfächern (z. B. HCL Notes). Sie entscheiden, was für Sie am besten funktioniert.
Mobiler Zugriff
Rufen Sie ELO XC genauso einfach auf wie Ihr E-Mail-Programm selbst: per Smartphone, Tablet und über den Browser. Oder Sie nutzen den optional erhältlichen ELO Web Access, um von überall auf Informationen und archivierte E-Mails zuzugreifen.
Shared Mailboxes und Public Folders
Mit ELO XC können Sie Shared Mailboxes und Public Folders problemlos in Ihren E-Mail-Management-Prozess einbinden. Sie haben bereits Public Folders? Dann können diese ganz einfach bei der Einrichtung migriert werden.
Intuitive Konfiguration
Verarbeitungslogiken für Ihre E-Mails können Sie übersichtlich und komfortabel über Web-Console einrichten. Die visuelle Darstellung der Prozesse in leicht verständlichen Aktionsbäumen unterstützt Sie dabei, in komplexen Fällen die Übersicht zu behalten.
In den frei konfigurierbaren Verarbeitungslogiken von ELO XC legen Sie unter anderem fest, was mit welchen E-Mails passiert und wer welche E-Mails bearbeitet. Darüber hinaus können Sie Metadaten vergeben und so Filter- und Sortierfunktion in den Suchergebnissen nutzen. Außerdem können Active Directory und Azure AD direkt angebunden werden.
Kombinieren Sie für effizientes E-Mail-Maganement ELO XC einfach mit den Systemen, die Sie bereits installiert haben. Wichtigste Voraussetzung: Ihr Betriebssystem ist mindestens Windows Server 2016.
Systeme, die mit ELO XC kompatibel sind:
(mind. Exchange 2013 SP1)
Zugriff per Remote-PowerShell (oder Graph API, nur V20) und EWS
Wenn techn. Voraussetzungen des Anbieters erfüllt sind.
On-Premise- und Cloud-Anbieter, Cloud-Produkte und -Systeme, die das IMAP-Protokoll unterstützen (Teststellung notwendig)
Erfahrener ELO Business Partner seit über einem Jahrzehnt.
REISSWOLF hat bereits für zahlreiche Unternehmen und Betriebe ELO als Unternehmenssoftware eingeführt und an die jeweiligen Arbeitsabläufe detailgenau angepasst. In unterschiedlichsten Anwendungsgrößen, immer in direkter Zusammenarbeit und mit den Kundenbedürfnissen im Fokus.
Wie stark bin ich bei zukünftiger Änderung der Infrastruktur von ELO abhängig?
Sie sind nicht abhängig: ELO ist ein System mit offenen Schnittstellen, der Datenzugriff ist jederzeit gewährleistet.
Wie bekomme ich Zugriff auf bereits archivierte und im Outlook gelöschte E-Mails?
Der Zugriff erfolgt über die Ablagestruktur und Suche über die Outlook-Anbindung oder die ELO Clients.
Was passiert mit privaten E-Mails?
Ein Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung muss eingeholt werden, z. B. durch eine Betriebsvereinbarung. Private E-Mails sollten allerdings nicht von Unternehmensadressen verschickt werden, auch wenn der Empfang nicht verboten werden kann.
Wie kann ich Dubletten vermeiden?
Es gibt keine bzw. nur „scheinbare“ Dubletten bei E-Mails. Durch verschiedene technische Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass trotz mehrfacher Ablage von inhaltsgleichen E-Mails oder wiederkehrendem Versand desselben Dokuments kein wertvoller Speicherplatz verschwendet wird.
