WZB Wachsmuth & Ziesche Bauunternehmung GmbH
Die WZB Wachsmuth & Ziesche Bauunternehmung GmbH ist spezialisiert auf Neubau, Modernisierung und Instandsetzung von Wohn- und Geschäftsgebäuden. Als Hamburger Unternehmen pflegen alle Mitarbeiter/innen die hanseatischen Werte. Fundierte Branchenkenntnisse, fachliche Kompetenz und verbindliche Zusagen sind für die WZB selbstverständlich. Aber auch das Verantwortungsbewusstsein dem gesamten Team gegenüber zeigt sich in der täglichen Arbeit. Kontinuierliche Weiterbildung, klare Strukturen und persönliche Wertschätzung resultieren in einem motivierten Team, das mit viel Engagement für die Kunden und Interessenten da ist.
Sie bekommen viel Erfahrung und sind immer auf dem aktuellen Stand.
Die Aufgabe
Die WZB Wachsmuth & Ziesche Bauunternehmung GmbH arbeitete bereits mit ELO und grundsätzlich gab es eine hohe Akzeptanz. Im Laufe der Zeit stellten die Nutzer jedoch fest, dass der zunächst eingeschlagene Weg nicht optimal ist.
Bestehende individuell programmierte Workflows im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung waren jedoch nicht effizient genug. Das sollte sich ändern, um von optimalen digitalen Abläufen in diesem Bereich zukünftig mehr profitieren zu können.
Es waren auch verschiedene Module im Einsatz, die nicht mehr zeitgemäß waren. Zusätzlich wurde eine Anbindung an das ERP-System BRZ 365 gewünscht.
Insgesamt kann man rückblickend sagen, dass in der Ausgangssituation der Prozess in der Finanzbuchhaltung bei der Erfassung von Rechnungsdaten immer noch einen sehr hohen manuellen Bearbeitungsaufwand erforderte. Da das Rechnungsaufkommen bei der WZB sehr hoch ist, musste sich das ändern.
Ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und eine revisionssichere Archivierung wurden ebenso erwartet.
Die Umsetzung
Gemeinsam mit dem Team der REISSWOLF Digital Services GmbH wurde in engem Austausch und durch ausführliche Beratung die Solution ELO Invoice eingeführt. Diese Lösung mit standardisiertem Workflow wurde den Bedürfnissen der WZB angepasst und durch den Einsatz des ELO DocXtractors können Belege automatisiert ausgelesen werden.
Ein wichtiger Teil der Lösung war die Anbindung an das ERP-System BRZ, denn dadurch können nun Buchungsinformationen nach eingehender Prüfung und Freigabe automatisiert übergeben werden.
Der Kundennutzen
Die Eingangsrechnungsverarbeitung läuft inzwischen komplett digital und transparent über ELO.
Die Prozesse sind standardisiert, schlank, werden effizienter gesteuert und Kosten sowie Ressourcen werden eingespart. Darüber hinaus wird die rechtskonforme elektronische Archivierung sichergestellt, die vom Gesetzgeber gefordert ist.
Controlling-Funktionen bieten zusätzlich eine hohe Transparenz über die Abläufe und damit einhergehend auch eine perfekte Lösung für die Überwachung von Fristen.
Mit dem Rechnungscockpit sind Statistiken, Auswertungen und individuelle Visualisierungen einfach möglich und damit alle Rechnungen jederzeit im Blick.