Weigand-Transporte GmbH & Co. KG
Die Weigand-Transporte GmbH & Co. KG ist ein Familienunternehmen, das seit 1971 mit Leidenschaft logistische Herausforderungen löst.
Angefangen bei einer umfassenden Beratung durch kompetente und sympathische Mitarbeitende, über die Planung und reibungslose Abwicklung des Gütertransports bis hin zur umfassenden Strategie für europaweite Transportlösungen.
Mit hochmoderner Technik, bestens ausgebildeten Mitarbeitenden und größter Zuverlässigkeit hat das Unternehmen immer ein offenes Ohr für spezielle Anliegen.
Seit Gründung ist die Firma Weigand kontinuierlich gewachsen. Hierdurch ergeben sich immer wieder neue Herausforderungen und Aufgaben, denen sich das Unternehmen verantwortungsvoll stellt - mit mehr als 70 Mitarbeitenden und einem Fuhrpark, der 45 Sattelzugmaschinen umfasst.
Die Aufgabe
ELO wird im Unternehmen bereits seit einigen Jahren als zentrales DMS genutzt, um Dokumente wie z. B. Ausgangsrechnungen, Vertragsdokumente, Lieferscheine und weiteren Schriftverkehr zentral zu archivieren, schnell zu finden und im Team optimal zu bearbeiten.
Die Spedition wollte sich insbesondere im Bereich der Finanzbuchhaltung und Rechnungslegung digitaler aufstellen, um effizienter und kollaborativer zu arbeiten und die Prozesse transparenter zu gestalten und zu optimieren. Im Unternehmen sind viele unterschiedliche Systeme im Einsatz, die im besten Fall miteinander verknüpft werden sollten, sodass Geschäftsprozesse automatisiert werden und mit ELO eine zentrale Plattform geschaffen wird.
Vor der Umsetzung haben wir somit das gemeinsame Ziel gehabt, gemeinsam eine Strategie zu entwickeln, wie ELO als zentrale "Datendrehscheibe" fungieren kann und somit bestehende Systeme teilweise abgelöst und teilweise angebunden werden können.
Durch die bereits bestehende Zusammenarbeit zwischen Weigand und DATEV, konnten wir bei der Digitalisierung des Rechnungsprozesses von der Lösung ELO for DATEV profitieren. Damit wird durch die von DATEV empfohlene Lösung eine optimale Verzahnung in ELO geschaffen.
Die Umsetzung
Die Eingangsrechnungsverarbeitung soll nun die ELO ECM Suite ergänzen, um den gesamten Workflow vom Eingang über das Auslesen, die Prüfung und Freigabe bis zur Buchung zu digitalisieren.
Der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung wird nun digital über ELO gesteuert: Noch physisch eingehende Rechnungen werden am Standort gescannt & digitale Rechnungen werden mit ELO XC aus dem vorhandenen E-Mail-Postfach automatisiert importiert.
Die Rechnungsdaten werden vollständig über den ELO DocXtractor ausgelesen und anschließend wird die Rechnung inklusive Metadaten über die Invoice Solution ELO for DATEV verteilt. Ein integrierter Prüfungs- und Freigabe-Workflow steuert die Rechnungen durch das Unternehmen und sorgt dafür, dass anschließend automatisiert ein Buchungsvorschlag in DATEV erzeugt wird. Per Beleglink kann direkt aus dem Buchungssatz in DATEV auf die Belege zugegriffen werden. ELO for DATEV ermöglicht durch die Verzahnung zu den DATEV-Rechnungswesen-Programmen einen durchgängigen und effizienten Prozess.
Im Rahmen der Einführung von ELO for DATEV wurde ebenfalls die ERP-Software WinSped angebunden. Ausgangsrechnungen und Lieferscheine werden somit automatisiert an ELO übergeben und verschlagwortet archiviert.
Der Kundennutzen
Durch die Einführung von ELO for DATEV und die Anbindung der ERP-Software WinSped an ELO wurde der Prozess der Rechnungsverarbeitung und insbesondere die Freigabe bei der Prüfung vereinfacht.
Informationen und Dokumente aus WinSped werden bereits in ELO angezeigt und Rechnungsbeträge aus ELO an WinSped automatisiert und somit ohne manuelle Eingabe übergeben. Die Kontierung und Korrektur der Rechnungen wurde direkt in den ELO-Prüfungsprozess verlagert. ELO ist somit zum zentralen System der Rechnungsprüfung sowie der Übergabe der Buchungsinformationen an DATEV geworden. Die manuelle Vorerfassung in DATEV ist somit nicht mehr notwendig.
Insgesamt trägt die Digitalisierung der Prozesse und Verzahnung der Systeme dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, die Datenintegrität zu verbessern und die gesamte Geschäftsabwicklung durch Automatisierung zu optimieren.
Somit profitiert die Weigand-Transporte GmbH & Co. KG von einer Zeitersparnis und Kostenreduzierung und einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern durch mehr Transparenz und Verschlankung.
Wir freuen uns schon auf weitere Projekte im Rahmen der zentralen "Datendrehscheibe", um die Digitalisierung nach vorne zu bringen und die nächsten Systeme zu verknüpfen.