Oetjen Logistik GmbH
Die Oetjen Logistik GmbH ist ein, seit über 40 Jahren inhabergeführtes, Transport- und Logistikunternehmen mit Standort in Rotenburg (Wümme), zentral gelegen zwischen Bremen, Hamburg und Hannover.
Kernkompetenz ist die nationale und internationale Stückgutlogistik mit mittlerweile über 30 Direkt- und Begegnungsverkehren in alle wichtigen Wirtschaftsräume Deutschlands.
Darüber hinaus werden auf ca. 40.000 m2 Hallenfläche professionelle Logistiklösungen für namhafte Kunden aus der Produktions- und Lebensmittelbranche angeboten. Immer stets kundenorientiert und mit einem hohen Maß an Qualität und Service arbeiten täglich mehrere hundert Mitarbeitende für den Erfolg des Unternehmens.
Die Aufgabe
ELO wird von der Firma Oetjen Logistik GmbH bereits seit langer Zeit als Archivierungslösung für diverse Dokumente wie z. B. Führerscheine oder Ablieferbelege genutzt. Nun war geplant, den analogen Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung in der Buchhaltung – vom Rechnungseingang über die Freigabe bis zur Buchung in CSS eGECKO – digital abzubilden.
Dabei sollte berücksichtigt werden, dass bei der automatisierten Analyse der Rechnungen mit dem ELO DocXtractor und der Verifizierung der Rechnungsdaten ein Abgleich mit den Stammdaten erfolgt.
Außerdem war wichtig, dass die Rechnungen beim Eingang strukturiert und revisionssicher abgelegt werden, entsprechend allen gesetzlichen Vorgaben. Für eine schnelle und effiziente Suche sollten die Rechnungen natürlich auch mit Metadaten versehen sein.
Die Umsetzung
Um die analogen Abläufe in der Buchhaltung mithilfe von ELO digital abbilden zu können, hat sich die Oetjen Logistik für das Rechnungsmanagement in Verbindung mit dem Solution ELO Invoice entschieden.
Kern der Lösung ist die automatische Erfassung von Eingangsrechnungen mit einem Abgleich der Stammdaten aus CSS eGECKO.
In einem Workshop analysierten wir gemeinsam den gesamten Rechnungsprozess und besprachen mögliche Optimierungen für die digitale Verarbeitung. Es wurden alle vom Kunden gewünschten Punkte aufgenommen und Anforderungen abgestimmt, damit die Lösung an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden konnte.
Dabei ging es um den Prozess des Rechnungseingangs, das Scannen von Papierrechnungen sowie die Postfachüberwachung für die Übernahme digitaler Rechnungen in den Workflow. Mit dazu gehören u. a. das automatisierte Auslesen und Verifizieren der Daten, die Dublettenprüfung sowie die Prüfung nach § 14 UStG.
Schlussendlich wurde auf Themen wie Freigabeprozess, Kontierung, Klärung und die Übergabe des Buchungsvorschlages eingegangen.
All das wird mit der Solution ELO Invoice sinnvoll digital abgebildet.
Der Kundennutzen
Die Buchhaltungsprozesse sind durch die Implementierung von ELO Invoice effizienter gestaltet:
- Angefangen von der digitalen Erfassung der Daten, über die Weiterleitung an Mitarbeitende zur Prüfung, Freigabe und Buchung bis hin zur sicheren und strukturierten Ablage im Archiv.
- Alle Schritte sind schnell digital nachvollziehbar und transparent dokumentiert. Es gibt Vertretungsregelungen und selbstverständlich auch ein Eskalationsmanagement. Über ein Dashboard können beispielsweise Skontofristen, offene Rechnungen und Fälligkeiten zusätzlich überwacht werden.
- Mit der Einführung von ELO Invoice wurden manuelle Fehlerquellen minimiert und der zeitliche Bearbeitungsaufwand durch automatisierte Abläufe deutlich reduziert.
Wir freuen uns bereits auf die weiteren Schritte der Digitalisierungs-Roadmap. Somit sollen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit weiter forciert werden.