Katholisches Marien-Krankenhaus Lübeck
Die Katholisches Marien–Krankenhaus Lübeck gemeinnützige GmbH ist ein reines Belegkrankenhaus und gehört seit 2010 zur Ansgar Gruppe. Weitere Häuser dieser Holding sind das Marienkrankenhaus Hamburg und das Kinderkrankenhaus Wilhelmstift in Hamburg. Das Haus verfügt über 111 Betten und betreut jährlich ca. 7.500 Patienten in folgenden Fachabteilungen:
- Allgemeine Chirurgie
- Gynäkologie
- Anästhesie
- Hals–Nasen–Ohrenheilkunde
- Augenheilkunde
- Innere Medizin
- Geburtshilfe
- Urologie
Schon in den vergangenen 12 Jahren ließ das Marien–Krankenhaus Lübeck seine Daten extern verfilmen. Grund für den Wechsel zu REISSWOLF (ehemals CiBS) war die künftige Anbindung an das Krankenhausinformationssystem ORBIS und der Einsatz eines Dokumenten–Management–Systems auch für die Verwaltung. Neben der digitalen Archivierung von Patientenakten sollte die Rechnungsprüfung, die bisher ausschließlich manuell erfolgte, verbessert und beschleunigt werden.
Leistungen im Überblick
- Digitalisierung und Mikroverfilmung von Patientenakten
- Einführung ECM ELOprofessional für Patientenakten
- Anbindung ans KiS ORBIS
- HL7 ADT Kommunikation
- Digitalisierung von Eingangsrechnungen
- Einführung ECM ELOprofessional für die Eingangsrechnungsbearbeitung
- Anbindung an die FiBu Diamant
Die Aufgabe
Ziel war, durch die Einführung des Dokumenten–Management–Systems (DMS) eine Gesamtlösung für alle Bereiche zu schauen.
Bevor mit der Umsetzung des Projektes begonnen werden konnte, wurden die Kundenanforderungen und Geschäftsprozesse genauestens ausgelotet, um die unterschiedlichen Anforderungen digital entsprechend abbilden zu können.
Die Umsetzung
Mit Projektstart erfolgte die Digitalisierung der laufenden und auch rück- wirkenden Patientenakten. Dies hat den Vorteil, dass Wiederkehrer bereits elektronisch im System erfasst sind.
Wie auch schon in anderen Kliniken führte REISSWOLF das DMS ELOprofessional zur Abbildung und Verteilung der Patientenakte ein. Durch standardisierte Schnittstellen wurden alle Patientendaten des Krankenhausinformations– systems ORBIS auch im DMS abgebildet. Zusätzliche Module unterstützten das Verpacken der Akten, inklusive Dokumentation.
Die Akten wurden laufend durch den REISSWOLF eigenen Fuhrpark abgeholt und datentechnisch erfasst, um sie mit dem Lieferschein des Kunden abzuglei- chen. Danach wurden die Akten entsprechend den Vorgaben des Kunden für den Scanvorgang vorbereitet und digitalisiert. Anschließend übertrug REISSWOLF die digitalisierten Patientenakten online direkt in das DMS, so dass der sofortige Zugriu auf diese bestand.
Die elektronische Patientenakte steht nun an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung, so dass die papierene Akte nach Freigabe seitens des Auftrag- gebers vernichtet werden konnte. Die Vernichtung der Akten fand unter besonderer Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Bestimmungen mit einem dafür zertifizierten Unternehmen statt. Nachgereichte Belege werden im Krankenhaus sofort und digital der Akte zugeführt, sodass auch hier der hohe Aufwand enorm reduziert wurde.
Im zweiten Schritt erfolgte die Einführung des DMS in der kaufmännischen Abteilung. Dort beginnend mit der Digitalisierung der laufenden Eingangs- rechnungen. Diese werden nun an einer zentralen Stelle eingescannt und über den digitalen Rechnungsworkflow in ELOprofessional an die Anwender zur Bearbeitung verteilt. Zusätzlich zur Rechnungsprüfung erfolgte über eine Schnittstelle die Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung Diamant®/S. Somit stehen auch sämtliche Belege aus der Finanzbuchhaltung im DMS zur Verfügung und können direkt aufgerufen werden. Die Bearbeitung der Workflows im DMS ist einfach und nahezu selbsterklärend durch vordefi- nierte Abfragen und Auswahlfelder. Vertretungsregelungen garantieren die
Bearbeitung auch bei Ausfall eines Mitarbeiters. Ein Eskalationsmanagement sichert zusätzlich die fristgerechte Bearbeitung durch Information an den zuständigen Mitarbeiter.
Kundenfeedback
„Wir sind froh, dass wir diese Entscheidung getrouen haben. Besonders die Suchfunktion im Bereich Rechnungen hat sich bei der täglichen Arbeit schon oft als sehr hilfreich erwiesen. Sehr positiv fanden wir auch, dass man nicht gleich das ganze DMS Paket nehmen muss, sondern es praktisch wie ein kleines Puzzle successive immer erweitern kann“, so Marlies Scharp, kaufmännische Leitung. „Bei Problemen ist immer ein Ansprechpartner für uns da. Und die Möglichkeit sich mit anderen ELO-Nutzern auf dem jährlichen CiBS (heute REISSWOLF) Business Club auszutauschen, ist eine tolle Idee“, ergänzt Marlies Scharp.
Perspektive
Die bestehende Lösung könnte noch weiter durch die automatische Formularerkennung ausgebaut werden. Diese ist selbstlernend und spezialisiert auf die Verarbeitung großer Belegmengen. Durch das Auslesen aller Kopf– und Fußzeilen erkennt und verarbeitet die auto- matische Formularerkennung eingehende Dokumente (Rechnungen, Formulare, Bestellungen etc.) vollautomatisch. Papierbelege oder digitale Dokumente werden eigenständig analysiert und wichtige Daten für die nachfolgenden Prozesse automatisch inhaltlich extrahiert. Somit entfällt das Erfassen der Rechnungen und der Großteil dieser läuft ohne zusätzlichen manuellen Eingriu durch den Geschäftsprozess.
Die Umsetzung des Digitalen Vertragswesens befindet sich bereits in der Projektrealisierung, ebenfalls im DMS ELOprofessional.