Evangelische Diakonissenanstalt Augsburg
Moderne Klinik mit Tradition
Die evangelische diakonissenanstalt augsburg umfasst am Standort Frölichstraße im Wesentlichen die stadtklinik, das pauline fischer haus, ein Ärztehaus, das Restaurant zeit.los und das hotel am alten park mit Tagungszentrum sowie am Standort Hooverstraße eine pflegeschule und die fachakademie für sozialpädagogik.
Die stadtklinik ist eine Belegklinik mit den Hauptabteilungen Innere Medizin/Akutgeriatrie und Anästhesie. In der stadtklinik im diako sind über 50 Fachärzte der Fachrichtungen Innere Medizin, Chirurgie, Urologie, Frauenheilkunde, Anästhesie und Geriatrie tätig. Im Haus werden die Patientinnen und Patienten von Beginn bis zum Ende Ihrer Behandlung vom Facharzt Ihres Vertrauens begleitet. Für die stationäre und ambulante Versorgung der rund 9000 Patienten pro Jahr stehen 135 Planbetten zur Verfügung.
Alle Mitarbeiter orientieren sich an christlichen Werten, so wie die Diakonissen dies seit über 160 Jahren vorleben. Sie haben Verantwortung für das Wohl der ihnen anvertrauten Menschen übernommen und das tun sie bis heute – aus Liebe zu den Menschen.
Die Aufgabe
Die evangelische diakonissenanstalt augsburg verfügt über ein großes Gelände und dazu gehören u. a. die stadtklinik, die pflegeschule, das hotel am alten park, sowie eine Pflegeeinrichtung, eine Fachakademie und ein Restaurant. In Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen hat die große räumliche Trennung der Einrichtungen zu einem sehr zeitaufwändigen Prozess geführt. Poststücke bzw. Rechnungen wurden physisch durch die Einrichtungen geleitet und waren dabei tagelang unterwegs, ohne dass der aktuelle Standort bekannt war, um von verschiedenen Prüfern und Freigebern gesichtet zu werden.
Insgesamt war dieser Prozess sehr intransparent und erforderte einen hohen manuellen Bearbeitungsaufwand, insbesondere durch die Buchhaltung bei der Erfassung der Rechnungsdaten und der händischen Führung des Rechnungseingangsbuchs. Zudem sollten die Anforderungen der GoBD an ein rechts- und revisionssicheres Archivieren der Belege eingehalten werden.
Ein zeit- und ortsunabhängiges sowie effizienteres Arbeiten wurde angestrebt.
Die Umsetzung
Die evangelische diakonissenanstalt hat sich im Bereich der Verwaltung für die ELO ECM Suite entschieden, um schrittweise alle Mandanten und Unternehmensbereiche digital und effizient zu managen. Die wichtigste und erste Herausforderung war eine Optimierung im Bereich des Rechnungswesens herbeizuführen.
Nach ausführlicher Beratung und einem intensiven Startworkshop mit anschließender Konzepterstellung startete das ELO ECM Projekt. Gemeinsam mit dem Team der REISSWOLF Digital Services GmbH wurde in engem Austausch und durch intensive Beratung die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung über einen individuell entwickelten Workflow umgesetzt, der perfekt auf die Anforderungen des Auftraggebers zugeschnitten wurde.
Physisch eingehende Rechnungen werden direkt nach dem Eingang eingescannt und gemeinsam mit den digital eingehenden Belegen in den ELO Workflow übergeben. Für das automatisierte Auslesen der Rechnungsdaten wird der ELO DocXtractor Invoice verwendet, dem innovativen Produkt zur intelligenten Dokumentenverarbeitung. Dieser ist auf die Verarbeitung von Rechnungen spezialisiert, ermöglicht die Extraktion verschiedener Rechnungsinhalte und beinhaltet neben dem Stammdatenabgleich auch Plausibilitätsprüfungen und Lernmechanismen. Die Rechnungen werden anschließend über die definierten Wege digital geprüft, kontiert und freigegeben. Der letzte Workflowschritt sieht den Export der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltungssoftware E+S Rechnungswesen vor.
Der Kunde hat darüber hinaus Dokumente und Daten aus dem Verwaltungsbereich ins ELO migriert und vorerst eigene Strukturen für die tägliche Arbeit damit aufgebaut. Die Anpassung dieser Strukturen für mehr Übersichtlichkeit, eine Sortierung nach Dokumentenarten und die Entwicklung neuer Verschlagwortungsmasken und Metadatenfelder soll im nächsten Schritt für noch mehr Ordnung, Effizienz und weitere Automatisierungen sorgen.
Der Kundennutzen
Die Eingangsrechnungsverarbeitung läuft komplett digital und transparent über ELO. Die Prozesse sind standardisiert, schlank, werden effizienter gesteuert und Kosten sowie Ressourcen werden eingespart. Darüber hinaus wird die rechtskonforme elektronische Archivierung sichergestellt, die vom Gesetzgeber gefordert ist.
Trotz einer sehr hohen Standardisierung ist, durch die zahlreichen ELO Möglichkeiten, wie z. B. der Abgabe oder Rückgabe eines Workflows und der Auswahl von weiteren Freigebern, gleichzeitig genügend Flexibilität gegeben. Controlling-Funktionen bieten darüber hinaus eine hohe Transparenz über die Abläufe und damit einhergehend auch eine perfekte Lösung für die Überwachung Fristen.
Das zukünftige Arbeiten aller Abteilungen zentral im ELO soll darüber hinaus für mehr Transparenz sorgen, doppelte Ablagen vermeiden (Dublettenprüfung) und ein vernetzteres Arbeiten sicherstellen durch noch mehr Collaboration im ELO.