Ammerland-Klinik GmbH
Die Ammerland-Klinik in Westerstede ist eine Klinik der Schwerpunktversorgung mit überregionalem Einzugsgebiet. Mit 375 Betten, neun Hauptabteilungen und zwei Belegabteilungen versteht diese sich als moderne Akutklinik mit einem breit gefächerten Spektrum in Diagnostik und Therapie.
Durch die bauliche Angliederung kooperiert die Ammerland-Klinik seit Juni 2008 als "Klinikzentrum Westerstede" sehr eng mit dem Bundeswehrkrankenhaus Westerstede. In gemeinsam geführten Bereichen (Aufnahmezentrum, OP, Anästhesie, operative Intensivmedizin) arbeiten die Mitarbeitenden beider Einrichtungen klinikübergreifend zusammen.
Die Aufgabe
Für die Ammerland-Klinik bestand die Herausforderung, dass viele Prozesse in den unterschiedlichen Abteilungen hohen manuellen Bearbeitungsaufwand erforderten und die Ressourcen bei den einzelnen Mitarbeitenden knapp waren.
Viele Unterlagen lagen in physischer Form vor und wurden aufwändig manuell bearbeitet. Dadurch wurden gewisse Prozesse verlangsamt und konnten nicht zentral koordiniert werden.
Die Klinik war auf der Suche nach einer Software, die als zentrale Plattform für alle Bereiche einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff ermöglicht und somit ein effizientes Arbeiten sicherstellt. Auch die rechts- und revisionssichere Archivierung der Belege sowie Berechtigungskonzepte, um den Zugriff auf sensible Daten zu koordinieren, sollten gewährleistet sein.
REISSWOLF bietet als ELO Business Partner durch seine jahrelangen Erfahrungen im Bereich ECM-Lösungen und die Zusammenarbeit mit vielen Kliniken eine große Expertise.
Die Umsetzung
Die Ammerland-Klinik profitiert durch ELO und dem stetigen Ausbau in verschiedenen Unternehmensbereichen von einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware.
Mit der Einführung von ELO in der Klinik erfolgte zunächst eine Anbindung im medizinischen Bereich an das vorhandene KIS-System. Durch die HL7-ADT Schnittstelle, die zur Übertragung von Stammdaten dient und die Schnittstelle HL7-MDM, zur Übertragung von Dokumenten ins ELO, konnte dieser Teil des Gesamtprojektes unkompliziert und schnell durchgeführt werden. Mit dem flexiblen Lizenzmodell wurde sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden schreibenden Zugriff auf ELO haben.
ELO ist die Basis für die revisions- und rechtssichere Archivierung von Rechnungen, Personalakten, Bewerbungsakten sowie anderen Dokumenten und ermöglicht durch standardisierte Workflows in den verschiedenen Bereichen, Prozesse digital abzubilden.
Für die Klinik wurden mit ELO Invoice sowie ELO DocXtractor, ELO HR Personnel File und ELO HR Recruiting bereits einige Unternehmensbereiche erfolgreich digitalisiert. Auch das Beschaffungsmanagement wurde durch einen, von REISSWOLF entwickelten, Beschaffungsworkflow vollständig digital abgebildet.
Der Kundennutzen
Die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement, das Bewerbungs- und Personalmanagement sowie das Beschaffungsmanagement laufen komplett digital und transparent über ELO. Die Prozesse sind standardisiert, schlank, werden effizienter gesteuert und Kosten sowie Ressourcen eingespart. Darüber hinaus wird die rechtskonforme elektronische Archivierung sichergestellt, die vom Gesetzgeber gefordert ist.
Trotz einer sehr hohen Standardisierung ist durch die zahlreichen ELO-Möglichkeiten, wie z. B. der Abgabe oder Rückgabe eines Workflows und der Auswahl von weiteren Freigebenden, gleichzeitig genügend Flexibilität gegeben. Controlling-Funktionen bieten darüber hinaus eine hohe Transparenz über die Abläufe und damit einhergehend auch eine perfekte Lösung für die Überwachung von Fristen.