Outbox for ELO –
Geschäftspost digital versenden.
Geschäftsbriefe mit einem Klick direkt aus ELO per Post versenden.
Digitaler Posteingang
mit Inbox for ELO
Egal, ob einzelner Brief oder Massensendung: Mit Outbox for ELO automatisieren Sie Ihren Postausgang.
Versenden Sie Anschreiben, Rechnungen, Bescheide, Auskünfte oder sonstige Geschäftsbriefe einfach, schnell und sicher, ohne zu drucken, zu kuvertieren und zu frankieren. Denn das übernehmen wir für Sie – mit der REISSWOLF Full-Service-Solution Outbox for ELO. Im zentralen ECM bietet wir gemeinsam mit unserem Partner Binect die Möglichkeit, den Versand einzelner Postaussendungen oder auch ganzer Massensendungen per Brief mit wenigen Klicks anzustoßen; manuell oder vollautomatisiert. Der Versandstatus ist dabei jederzeit einsehbar und somit vollständig transparent.
Der Postausgangsprozess wird dabei vollständig digital gesteuert und kann bei Bedarf in Ihre Workflows eingebunden werden.
Beschleunigen Sie Ihren physischen Postausgang mit der digitalen
REISSWOLF Full-Service-Solution Outbox for ELO.
1. Geschäftspost anlegen.
Sie erzeugen Ihre Geschäftspost wie gewohnt in Ihren Anwendungen und archivieren diese in ELO oder greifen auf diese in Ihrem ELO Archiv zurück.
Übersichtliches Dashboard für Transparenz über den Postausgang.
Im Dashboard erhalten Sie in Echtzeit alle Informationen über Ihre Postausgänge auf einen Blick.
Durch die stetige Transparenz der Prozessschritte erhalten Sie dabei zudem maximale Verfahrenssicherheit. Fragen, wie z. B. wie viele Briefe im letzten Monat verschickt worden sind oder wie hoch Ihre Kosten für den Postausgang sind, werden darüber schnell beantwortet.
Vorteile von Outbox for ELO.
- Alle Versandprozesse digital über die ELO Solution managen
- Outsourcing sämtlicher Validierungs-, Druck-, Frankierungs- und Versandprozesse in Kooperation mit unserem Partner Binect
- Volle Kontrolle und Transparenz über den Prozess
- Zustellung Ihrer digitalen Postausgangsdokumente per Brief
- DSGVO-konform
- Kosteneinsparungen und sinkende Bearbeitungszeiten intern
- Mehr freie Ressourcen
- Tagesaktueller Versand Ihrer Briefe
Erfahrener ELO Business Partner seit über einem Jahrzehnt.
REISSWOLF hat bereits für zahlreiche Unternehmen und Betriebe ELO als Unternehmenssoftware eingeführt und an die jeweiligen Arbeitsabläufe detailgenau angepasst. In unterschiedlichsten Anwendungsgrößen, immer in direkter Zusammenarbeit und mit den Kundenbedürfnissen im Fokus.
Führender Hybridpost-Software-Anbieter für den Mittelstand.
Binect erleichtert und verbessert mit ihrer Software-Lösung das Management von Geschäftspost jeder Art durch Digitalisierung des Postausgangs und Übernahme des kompletten Fulfillments in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post. Und dies mit zertifizierten Qualitäts- und Sicherheitsstandards gemäß ISO 9001 sowie ISO 27001.
Was passiert, wenn ich auf „Brief versenden“ geklickt habe?
Wir übernehmen den Druck, das Kuvertieren, das Frankieren und den Versand für Sie. Dazu wird als erstes Ihre digitale Post, genauer gesagt Ihr Dokument, kopiert und in ein PDF umgewandelt. Je nach vorheriger Auswahl wird dann ein Vorblatt bzw. ein Anschreiben vorgelegt. Nun wird der Brief per Schnittstelle automatisiert zum Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden übertragen. Die Software validiert noch einmal die Briefe und steuert die Produktion und Zustellung aus. Sie müssen in dieser Zeit nichts tun – außer den Status in Ihrem ELO Feed einsehen.
Bis wann muss ich einen Brief versenden, damit dieser noch am selben Tag verschickt wird?
Wenn Sie Ihren Brief bis 14:00 Uhr (Mo.–Fr.) über unseren Dienst versenden, wird er in der Regel noch am gleichen Werktag an ein Briefzentrum der Deutschen Post AG zum weiteren Versand und zur Zustellung übergeben.
Was kostet der Versand?
Die Versandkosten für Ihren Brief hängen von Umfang, Versandart und Versandoptionen ab. Die Preise sind Nettopreise einschließlich Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand. Für ein Angebot sprechen Sie uns gerne an!
Wie vertraulich werden meine Briefe behandelt?
Vertraulichkeit ist die Basis unseres Selbstverständnisses als verlässlicher und erfahrener Partner rund um das digitale Briefmanagement. Ihre Briefe unterliegen unseren strengen Richtlinien zum Datenschutz und werden absolut vertraulich behandelt. Auf dieser Grundlage stellen wir sicher, dass Ihre Briefe keiner inhaltlichen Analyse zur Gewinnung von Daten zu Marketingzwecken unterzogen und zu keinem Zeitpunkt an Dritte weitergegeben werden.
Von Ihren Briefen wird ausschließlich zum Zweck der Qualitätsprüfung Kenntnis genommen, soweit dies für die ordnungsgemäße Verarbeitung und die erfolgreiche Zustellung notwendig ist.
Nach dem erfolgreichen Versand Ihrer Briefe werden diese 10 Tage vorgehalten, danach werden sie automatisch gelöscht.
Wie sicher ist die Übertragung meiner Daten an Binect?
Sämtliche Daten wie Briefe oder Stammdaten werden über eine sichere verschlüsselte Verbindung an den Dienst übertragen. Durch Verwendung des Verschlüsselungsprotokolls SSL/TLS 1.2 und einer Verschlüsselungsstärke von mindestens 128 Bits gewährleisten wir wie z. B. beim Online-Banking damit den höchstmöglichen Sicherheitsstandard, um Ihre Daten zu schützen.
Welche Datei- und Formatanforderungen gelten für meinen Brief?
Um eine einwandfreie Verarbeitung zu gewährleisten, muss Ihr Brief nachfolgende Datei- und Formatanforderungen erfüllen. Passen Sie Ihren Brief entsprechend an oder benutzen Sie unsere Vorlagen für Word und OpenOffice.
Seitenformat:
Ihr Brief muss im DIN A4 Hochformat vorliegen (Breite: 21 cm, Höhe: 29,70 cm).
Sperrbereich:
Halten Sie bündig am linken Seitenrand einen Bereich frei, in den die Sendungs-ID sowie der DataMatrix-Code (DMC) für die automatisierte Verarbeitung aufgetragen werden. Dieser Bereich hat
- eine Breite von 13 mm (DMC) bzw. 6 mm (Sendungs-ID)
- eine Gesamthöhe von 40 mm (DMC: 15 mm + Sendungs-ID: 25 mm)
- einen Abstand von 37 mm zum unteren Seitenrand
Text- oder Bildelemente, die sich in diesem Bereich befinden, werden von unserer Fehlerkorrektur automatisch geweißt.
Adressfeld:
Die Empfängeradresse muss korrekt positioniert sein, damit sie im Sichtfeld eines DIN-lang-Umschlags vollständig sichtbar ist. Dieses Feld hat
- eine Breite von 90 mm
- eine Höhe von 45 mm
- einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
- einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand
Unser Tipp: Nutzen Sie diese Übersicht als Formatschablone für Ihre Briefvorlage, indem Sie das Dokument in Originalgröße (unskaliert) auf Folie ausdrucken oder die markierten Felder ausschneiden.
Adressformat:
- Die Empfängeradresse muss aus mindestens zwei Zeilen und darf maximal aus sieben Zeilen bestehen.
- Die letzte Adresszeile muss bei Inlandsbriefen eine gültige 5-stellige Postleitzahl enthalten. Verwenden Sie bei Inlandsbriefen keine Länderkennung.
- Bei Auslandsbriefen muss die letzte Adresszeile eine gültige Länderbezeichnung enthalten. Eine gültige Länderbezeichnung besteht aus dem Ländernamen in Großbuchstaben und in den zulässigen Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch (z. B. SCHWEIZ, SWITZERLAND, SUISSE). Verwenden Sie keine ISO-Codes wie IT oder FR.
- Passen Sie die Schriftgröße der Absenderadresse so an, dass diese oberhalb der Empfängeradresse vollständig im Bereich des Sichtfensters positioniert ist.
Dateiformat und -größe:
- Ihr Brief wird in ein PDF (.pdf) umgewandelt.
- Ein Brief darf maximal 12 Megabyte (MB) groß sein. Größere Dateien werden nicht angenommen.
- Ein Brief darf maximal 386 Seiten (193 Blatt) enthalten.
Darf mein Brief auch Bilder enthalten?
Ihr Brief darf auch Bilder wie Logos und Grafiken enthalten, sofern sich diese außerhalb des Adressfelds und des Sperrbereichs am linken Seitenrand befinden.
Unser Tipp: Damit Ihre Bilder wie Firmenlogos im Druck das optimale Ergebnis liefern, empfehlen wir eine Auflösung von mindestens 300 dpi.
Welches Papier wird verwendet?
Ihr Brief wird auf DIN A4 Hochleistungspapier vom Typ 80g/qm ultraweiß gedruckt.
Warum können manche Briefe nicht hochgeladen werden?
Beim Hochladen Ihres Briefes prüfen wir Ihren Brief auf Zustellbarkeit. Dies umfasst die Prüfungen: Ist die Adresse an der richtigen Position, so dass Sie im Adressfenster des Umschlags sichtbar ist? Ist die Adresse plausibel? Ist die Postleitzahl bei Inlandsbriefen fünfstellig? Liegt der Brief im DIN A4 Format vor?
Schlägt eine dieser Prüfungen fehl, wird der Brief abgelehnt und kann nicht hochgeladen werden. Sie erhalten in dem Fall eine entsprechende Fehlermeldung. Außerdem stellen wir Ihnen Vorlagen für Word und OpenOffice zur Verfügung, die Sie für Ihre Briefe verwenden können.
Wann und wie wird bezahlt?
Die Kosten für den Versand Ihres Briefes werden nach dem Versenden verbucht. Das Hochladen und Prüfen von Briefen auf Versendbarkeit ist selbstverständlich kostenlos.
Sie erhalten eine Rechnung am Anfang jeden Monats für die in Anspruch genommenen Leistungen aus dem Vormonat. Die Rechnung wird Ihnen digital zugestellt.
