ELO Invoice – Digitales Rechnungsmanagement.
Zeit und Kosten bei der Verarbeitung von gescannten Rechnungen und E-Rechnungen sparen.
Digitaler Posteingang
mit Inbox for ELO
Digitales Rechnungsmanagement
mit ELO Invoice von REISSWOLF.
Zahlreiche Rechnungen erreichen Tag für Tag jedes Unternehmen, seien es digitale, papierbasierte oder elektronische Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung). Die hohe Anzahl an Rechnungen sollte im Optimalfall schnell, sicher, effizient und dabei auch kostengünstig verarbeitet werden.
Mit der intelligenten Lösung ELO Invoice wird der Rechnungsprozess vollständig digitalisiert und automatisiert. Über den integrierten Workflow wird der Prozess von der Prüfung über die Freigabe und Kontierung bis zur Übergabe der Buchungsdaten in das ERP-System effizient und transparent dargestellt. Auch E-Rechnungen werden selbstverständlich verarbeitet.
Das Besondere: ELO Invoice ist an Ihre Abläufe anpassbar, weil in jedem Unternehmen die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen unterschiedlich gehandhabt wird.
Revisionssicher, einfach zu bedienen, eine echte Kosten- und Zeitersparnis.
Ab 2025 sind E-Rechnungen Pflicht.
Als Rechnungsempfänger ist man ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen sowie auch digital verarbeiten zu können. Und zwar alle elektronischen Rechnungsformate, ausnahmslos und ohne Übergangsfristen. Die E-Rechnungspflicht macht es für alle Unternehmen notwendig, stufenweise ein digitales Rechnungsmanagement einzuführen.
Rechnungseingang und Workflow-Start
Alle Eingangsrechnungen werden digital in der ELO Postbox gesammelt, um von dort aus den Rechnungs-Workflow zu starten. Egal, ob per E-Mail erhalten oder eingescannt.
Die Rechnungen werden im Eingang erkannt, direkt revisionssicher archiviert und während des weiteren Prozesses mit Metadaten angereichert.
Analysieren, verifizieren und Datenabgleich
Das Modul für die Dokumentenanalyse übernimmt die wissensbasierte Extraktion relevanter Rechnungsdaten und gleicht diese mit Ihren Stammdaten aus dem ERP oder Finanzwesen ab. Ein manuelles Erfassen der Kopf- und Fußdaten sowie der Positionsdaten (bei Bestellbezug) entfällt damit. Die verifizierten Daten werden dann zurück in den ELO Workflow gegeben.
Prüfungs- und Freigabe-Workflow
Das Dokument wird an die zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung, Freigabe, Kontierung und ggf. Klärung weitergeleitet. Der Rechnungs-Workflow in ELO Invoice kann flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden (z. B. durch mehrere Stufen oder Freigabegrenzen).
Auch eine Dunkelverbuchung ist bei Rechnungen mit Bestellbezug möglich. Jegliche Prüfungs- und Freigabeszenarien können bei Bedarf übersprungen werden.
Über das Rechnungscockpit von ELO Invoice
alle Rechnungen jederzeit im Blick.
Über das Dashboard von ELO Invoice erhalten Sie jederzeit und in Echtzeit einen Überblick über Ihre Rechnungen, die Anzahl aller Rechnungsbelege und deren Status, Skontofristen und Fälligkeitstermine sowie alle zeitkritischen Rechnungsbelege sowie die laufenden Prozesse. Egal, wo Sie gerade sind – dank des mobilen Zugriffs. So wird eine transparente Übersicht über alle Rechnungseingänge und ein Rechnungscontrolling sichergestellt. Einfach und intuitiv in der Nutzung. Jederzeit nachvollziehbar.
- Maßgeschneiderte Lösung
durch Konfiguration und Anpassung an Ihre Prozesse - Skalierbare Anwendung
Sie bestimmen den Grad der Automatisierung - Einfache Anbindung aller gängigen ERP-Systeme
z. B. SAP, Microsoft Dynamics 365, oder DATEV - Schnelles Finden von Belegen –
kosten- und zeitintensives Suchen entfällt - Keine Mehrfacherfassung
dank integrierter Dubletten-Prüfung
- Berücksichtigung E-Rechnungen spezifischer Standards
z. B. ZUGFeRD, XRechnung und Fremdwährungen - Optimale Automatisierung
durch den Einsatz einer Dokumentenanalyse-Software - Senkung der Kosten bei gleichzeitiger Erhöhung der Verarbeitungsqualität
- Standortunabhängiger Zugriff,
optional auch mobil - Rechnungen revisionssicher und rechtskonform
verwalten
ELO Invoice von REISSWOLF ist kompatibel mit zahlreichen Systemen.
Das digitale Rechnungsmanagement von REISSWOLF kann ganz einfach neben Ihren bestehenden Systemen integriert werden. Drittsysteme werden über Schnittstellen angebunden, ein regelmäßiger Stammdatenaustausch wird konfiguriert oder komplette Integrationen in Drittsysteme sind möglich. Wir prüfen Ihre Möglichkeiten und sind flexibel.
Dabei können wir auf zahlreiche Integrationen, Standardschnittstellen oder individuell entwickelte Anbindungen aus vergangenen Projekten zurückgreifen.
Integrationen
ELO Invoice lässt sich einfach in sämtliche Drittsysteme, wie SAP oder Microsoft, integrieren und bietet den Anwendenden dort ECM- Funktionalitäten.
Dies gilt sowohl für SAP NetWeaver® und SAP S/4HANA® als auch Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics AX.
ELO for DATEV
Insbesondere für die nahtlose Anbindung an das DATEV-Rechnungswesen gibt es eine spezielle ELO Solution.
Das digitale Rechnungsmanagement bietet Schnittstellen und Anbindungen für:
Erfahren Sie mehr über die Automatisierung und die Konfigurationsmöglichkeiten des digitalen Rechnungsmanagements.
ELO Invoice nutzt einen formularbasierten Rechnungs-Workflow. Dieser ist an Ihre individuellen Prozesse anpassbar und auch während des Workflows noch flexibel erweiterbar durch zusätzliche Knoten (weitere Prüfende). Insbesondere bei Abgleich der Rechnung mit dem Wareneingang lassen sich zusätzliche Effizienzvorteile generieren, indem Bestellende vorbelegt sind oder z. B. das manuelle Kontieren entfällt.
Kann ELO Invoice alle Rechnungsformate automatisiert erfassen?
Ja, eine automatisierte Erfassung ist möglich und bringt viele Mehrwerte.
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden mit ELO Invoice automatisiert erkannt und relevante Informationen ausgelesen. Alle sonstigen Rechnungen können mit dem KI Modul für die Dokumentenanalyse ausgelesen und mit den eigenen Stammdaten abgeglichen werden.
Können Buchungsdaten automatisiert an ein ERP-/FiBu-System übergeben werden (zur Buchung/Zahlung)?
Rechnungs- bzw. Buchungsdaten können problemlos an das führende Buchhaltungssystem oder ERP-System übergeben werden. Ausgeklügelte Schnittstellen sorgen für eine reibungslose Integration in bestehende IT-Systemlandschaften.
Sind Statusrückmeldungen von durchgeführten Buchungen aus einem ERP-System heraus an ELO möglich?
Status-Rückmeldungen sind vorbereitet und durch entsprechende Konfigurationen individuell anpassbar.
Sofern das eingesetzte ERP- oder Buchhaltungssystem über eine konfigurierbare Exportfunktion verfügt, kann die eindeutige ID des Rechnungsbelegs zusammen mit einem Buchungs- oder Zahldatum bereitgestellt werden, sodass ELO Invoice einen Statuswechsel von exportiert nach gebucht/bezahlt auslöst und das mitgelieferte Datum als Buchungs- oder Zahldatum in den Metadaten dargestellt wird.
Können Rechnungen, die elektronisch per E-Mail eingehen, automatisch vom ELO DocXtractor verarbeitet werden?
Ja, die digital per Mail eingehenden Rechnungen können automatisiert abgegriffen und in den ELO Invoice-Workflow sowie in die Dokumentenanalyse übergeben werden.
Was geschieht mit Daten, bei dem sich ELO DocXtractor nicht sicher ist?
Bei mehrdeutigem Analyseergebnis werden dem Bearbeiter Vorschläge angezeigt, die dann bestätigt oder angepasst werden können. Der ELO DocXtractor speichert diese Logik ab und gibt diese an das „Lern-Modul“, sodass dies für zukünftige gleiche Vorgänge gespeichert wird.
Was passiert bei Auslesefehlern bei der Extraktion von Rechnungsdaten?
Das Modul zum Auslesen der Rechnungsdaten (ELO DocXtractor) zeigt an, ob es Fehler gibt bzw. Daten fehlen. Eine Prüfung und Korrektur ist über den Verifizierungsarbeitsplatz (ELO DocXtractor Verifier) möglich.
Können unterschiedliche Berechtigungen hinterlegt werden?
Individuelle Zugriffsrechte und Berechtigungen sorgen für klare Zuständigkeiten. Beispielsweise können Freigaben für Rechnungsbeträge ab einer gewissen Höhe nur von Vorgesetzten oder Kostenstellenverantwortlichen erteilt werden.
Gibt es ein Rechnungs-Dashbaord für eine transparente Übersicht?
Das integrierte Dashboard ermöglicht eine verbesserte Übersicht bei der Überwachung von Rechnungen. Dazu gehört beispielsweise eine Übersicht aller Rechnungsbelege und deren jeweiliger Status und Skontofristen oder die Top 5 Kreditoren.
