Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Der Kosten- und Zeitaufwand für Rechnungen, die verschiedene Abteilungen, eventuell sogar verschiedene Standorte, durchlaufen, ist enorm. Mit unserer Software-Lösung in Kombination mit der sicheren Verarbeitung aller eingehenden physischen und digitalen Post direkt bei uns, verkürzen Sie deutlich die Durchlauf-, Erfassungs- und Bearbeitungszeiten des Rechnungsverarbeitungsprozesses.
Wir öffnen und scannen tagesaktuell Ihre Poststücke und verarbeiten die Rechnungen anschließend so, dass alle relevanten Rechnungsdaten ausgelesen und für den Rechnungs-Workflow verifiziert in den Workflow der ELO Invoice Solution oder alternativ in andere Systeme übergeben werden. Die intelligente KI-Technologie erkennt und verifiziert automatisiert Ihre eingehenden Rechnungen (auch E-Rechnungen) – inklusive Datenabgleich, erster Plausibilitätsprüfung und Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter zur Prüfung und Freigabe.
Rechnungen mit vorhandenem Bestellbezug im ERP-System, lassen sich bei Übereinstimmung mit dem gebuchten Wareneingang komplett automatisiert verarbeiten, sodass Prüfungs- und Freigabeszenarien auf Wunsch übersprungen werden können. Die Nachvollziehbarkeit ist immer gewährleistet.
Effizienter, schneller, kostengünstiger, revisionssicher, mandantenfähig, transparent:
Das ist digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit REISSWOLF.
Schon bereit für die E-Rechnungspflicht 2025?
Ab dem 1. Januar 2025 ist man als Rechnungsempfänger verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und auch digital verarbeiten zu können. Das gilt für alle elektronischen Rechnungsformate, ausnahmslos und ohne Übergangsfristen. Die E-Rechnungspflicht macht es für alle Unternehmen erforderlich, ein vollständig digitales Rechnungsmanagement einzuführen.
So funktioniert die digitale Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen als
Full-Service-Dienstleistung von REISSWOLF.
Rechnungen gehen physisch per Post oder digital im E-Mail-Postfach ein – als Full-Service-Dienstleistung erfolgt der Eingang direkt bei REISSWOLF und das Öffnen taggleich.
Erstverarbeitung der Rechnungen
Bei Poststücken übernimmt REISSWOLF neben dem Öffnen, auch das Scannen sowie Volltext-Indexieren. Zusätzlich bieten wir Ihnen auf Wunsch auch eine physische Archivierung der Rechnungen an. Bei per E-Mail eingegangen Rechnungen stellen wir die Übernahme in Folgesysteme sicher.
Analyse und Datenabgleich
Unsere Software analysiert und verifiziert die eingehenden Rechnungen – auch E-Rechnungen werden vollständig ausgelesen. Die Daten werden mit Ihren Stammdaten aus dem ERP-System bzw. dem Finanzwesen abgeglichen. Auch kann das Auslesen auf Positionsebene stattfinden. Dafür wird zum eindeutigen Abgleich Ihre Materialwirtschaft angebunden. REISSWOLF kümmert sich um den gesamten Prozess – inklusive manueller Verifizierung, wenn Rechnungen nicht vollständig erkannt oder erfasst werden.
Plausibilitäts- und Konformitätsprüfung
Wir sorgen dafür, dass alle relevanten Rechnungsinformationen, wie z. B. Rechnungssteller, Datum oder Brutto- und Nettobeträge, ausgelesen werden und unterziehen sie einer genauen Plausibilitätsprüfung und Prüfung nach §14 UStG.
Weiterleitung zur Prüfung und Freigabe
Der digitale Workflow wird fortgesetzt: Die Rechnungen inkl. der ausgelesenen Daten werden an Sie weitergeleitet. Ihre zuständigen Mitarbeiter führen die Prüfung, Freigabe und Kontierung durch. Dank der Solution ELO Invoice kann dieser Prozess flexibel an Ihre Bedürfnisse angepasst werden – beispielsweise durch individuelle Freigabestufen und Berechtigungen.
Rechnungen mit Bestellbezug lassen sich bei Übereinstimmung mit dem gebuchtem Wareneingang (ERP-System) komplett automatisiert verarbeiten. Jegliche Prüfungs- und Freigabeszenarien können bei Bedarf übersprungen werden.
Digitales Rechnungscontrolling mit dem integrierten Rechnungs-Dashboard.
Im benutzerfreundlichen Dashboard erhalten Sie in Echtzeit alle Informationen über Ihre Eingangsrechnungen auf einen Blick. Geräte- und standortunabhängig, so dass schnell und unkompliziert geprüft und freigegeben werden kann. Durch die stetige Transparenz der Prozessschritte erhalten Sie dabei zudem maximale Verfahrenssicherheit.
Vielfach kompatibel und für zahlreiche Schnittstellen gemacht.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung wird als Full-Service von REISSWOLF übernommen. Neben der ELO Solution Invoice für den Rechnungsworkflow können wir auch bereits vorhandene Systeme ansteuern.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bietet Schnittstellen für:
Der Rechnungs-Workflow ist formularbasiert. Dabei werden alle gängigen Rechnungsformate (Scan, E-Mail, ZUGFeRD, XRechnung, Fattura) automatisch erkannt, die Daten automatisiert erfasst und extrahiert. Das ermöglicht das Aufsetzen von standardisierten und dennoch flexiblen Rechnungsfreigabeprozessen, deren Konfiguration so angepasst werden kann, wie es in Ihrem Unternehmen benötigt wird.
Natürlich rechtskonform und revisionssicher dank Archivierung und transparenten Arbeitsschritten.
So behalten Sie den Überblick – auch dank Versionierung.
Kann ich alle Rechnungsformate automatisiert erfassen?
80–90% der Rechnungsformate sind mit dem Standard abgedeckt. Ergänzend kann die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von REISSWOLF individuell konfiguriert werden.
Können Buchungsdaten automatisiert an ein ERP-/FiBu-System versendet werden?
Ja, nach Ende des Genehmigungsprozesses kann eine automatisierte Übergabe an ein Drittsystem erfolgen.
Sind Status-Rückmeldungen von durchgeführten Buchungen aus einem ERP-System heraus möglich?
Status-Rückmeldungen sind vorbereitet und durch entsprechende Konfigurationen individuell anpassbar (siehe dazu „Statusrückmeldung“ aus der technischen Dokumentation).
