Versicherungen
S.L.P. Vertriebsservice AG.
Seit 1995 entwickelt und vertreibt die S.L.P. AG in Kooperation mit führenden Versicherungsgesellschaften leistungsstarke Versicherungsprodukte in der Unfall-, Hausrat- und Haftpflichtversicherung. Außerdem werden zielgruppenorientierte Kollektivrahmenverträge in der Lebensversicherung für Vereine und Verbände angeboten. Viele, vor allem unabhängige Versicherungsvermittler vermitteln über den Assekuradeur S.L.P. AG ebenfalls Versicherungslösungen an ihre Kunden. Sowohl Versicherungsnehmer als auch Vermittler sowie die kooperierenden Versicherungsgesellschaften schätzen die S.L.P. als kompetenten und verlässlichen Partner an ihrer Seite.
Die S.L.P. AG kooperiert mit über 30 Versicherungsgesellschaften und rund 6.000 Versicherungsmaklern und Mehrfachvertretern und erzielt in unabhängigen Ratings, wie beispielsweise Stiftung Warentest, für die vermittelten Produkte regelmäßig Spitzenbewertungen.
Die Aufgabe
Versicherer verarbeiten Unmengen personenbezogener und sensibler Daten. Deshalb ist Datenschutz für Versicherungen ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Arbeit. Dies gilt besonders beim Umgang mit Versichertenakten.
Die Aufbewahrungskapazität im Außenarchiv der S.L.P. AG stieß mittlerweile schon an ihre Grenzen, außerdem waren die Akten schwer zugänglich, deshalb wollte der Kunde, dass das Archiv ausgeräumt wird. Dabei sollte der Archivbestand jeweils gescannt, ausgelagert oder vernichtet werden. Allerdings gab es keine genaue Einschätzung, wieviel Kartons sich über die Jahre im Außenarchiv angesammelt hatten. Die größte Herausforderung bestand darin, dass sich das Außenarchiv im Dachgeschoss befand und es keinen Aufzug im Gebäude gab. Die einzigen verfügbaren Fenster auf der Etage zeigten auf zwei vielbefahrene Hauptstraßen bzw. waren von außen blockiert – durch die Höhe des Gebäudes war es nicht möglich, über das Fenster einen Container zu befüllen. Die Kartons mit Akten schienen somit nur per Wendeltreppe über 4 Etagen transportierbar zu sein.
Um dem Datenschutzbedürfnis gerecht zu werden und auch eine Lösung für die logistische Herausforderung zu finden, hat sich S.L.P. vertrauensvoll an REISSWOLF gewendet.
In einem Vorgespräch mit Besichtigung des Außenarchivs durch REISSWOLF konnte die Gesamtzahl der Archivkartons auf ca. 500 Stück beziffert werden. Die Kartons wurden mit Aufklebern markiert, damit klar zwischen Digitalisierung, Archivierung und Vernichtung unterschieden werden konnte. Für die Digitalisierung wurde ein Probeordner im verschlossenen Sicherheitsbehälter eingepackt, damit sich der Kunde von der Scanqualität überzeugen konnte.
Im Folgenden prüfte REISSWOLF die Umsetzbarkeit des Treppentransportes per Wendeltreppe über 4 Etagen. Ein Abtransport wäre nur mit erheblichem Aufwand an etwa zwei Werktagen möglich gewesen. Nach Bereitstellung eines SSL-verschlüsselten Downloadlinks für den gescannten Probeordner erfolgte ein weiterer Absprachetermin mit REISSWOLF, bei dem u.a. der Ordner zurückgegeben wurde. Weiterhin konnte REISSWOLF eine Alternative zum aufwändigen Treppentransport präsentieren: Durch den Einsatz eines Schrägliftes an der Gebäudeaußenwand sollte die Abholzeit erheblich verkürzt werden. Da dieser Lift teilweise in den Straßenraum ragen sollte, wurde bei der Stadtverwaltung ein Halteverbot beantragt.
Die Abholung selbst erfolgte durch den Schräglift in einem Viertel der ursprünglich angesetzten Zeit, an nur einem Vormittag. Ein REISSWOLF Archiv-LKW holte die gekennzeichneten Akten für die Archivierung/Digitalisierung ab und ein REISSWOLF Safety.Car übernahm die zu vernichtenden Akten.
Somit konnten die Altakten der S.L.P. AG bei REISSWOLF sicher und kostengünstig archiviert werden. Die gescannten Ordner wurden in schreibgeschützte PDF-Dateien mit einer Scan-Qualität von 300dpi gespeichert. Außerdem wurden die Dateien mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet, damit die Dokumente nicht nachträglich verändert oder manipuliert werden können.
Dem Kunden wurden die digitalen Akten auf einem USB Stick übergeben.
Der Kundennutzen
Das Außenarchiv, welches schlecht zugänglich war, wurde mit wenig Aufwand und geringem Zeiteinsatz durch REISSWOLF geräumt. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Akten stellt für den Kunden nun keine räumliche Herausforderung mehr dar. Alle Akten, die älter als 10 Jahre waren, wurden vernichtet.
Die archivierten Akten werden nach Ablauf von 10 Jahren und nach Kundenfreigabe automatisch vernichtet. Auf die digitalisierten Akten kann der Kunde jetzt schnell zugreifen, ohne erst in ein Außenarchiv fahren und in Kartons suchen zu müssen. Auch das Thema Brand- und Wasserschutz entfällt bei den digital vorliegenden Akten.
Das Kundenfeedback
„Archiv räumen“ hieß die logistische Herausforderung! Wir haben uns mit einer für uns herausfordernden Aufgabe an unseren langjährigen Dienstleister für Aktenvernichtung, die Firma REISSWOLF, gewandt.
Unser Außenarchiv, gefüllt mit 450 Kartons, musste getrennt nach Archivierung, Digitalisierung und Vernichtung geräumt werden. Herr Axthelm von REISSWOLF nahm sich dieser Aufgabe an und wir vereinbarten einen Besichtigungstermin.
Bei diesem Termin stellten wir fest, dass tiefere logistische Planung notwendig ist. Zu keiner Zeit wurde uns der Eindruck vermittelt, es sei unmöglich oder gar kompliziert.
Am Tag der Räumung erwartete mich um 06:30 Uhr Herr Axthelm mit seinem Team, einem Kaffee und drei großen Fahrzeugen vor Ort.
Die Straße wurde, mit einer durch die Firma REISSWOLF beantragten Erlaubnis der Stadt, vor dem Haus für den Verkehr gesperrt. Ein angemieteter Schräglift wurde fachgerecht aufgestellt und die Räumung im Dachgeschoss konnte beginnen. Ursprünglich waren vier kompetente Mitarbeiter für den ganzen Tag eingeplant. Um 12:30 Uhr erhielten wir den überraschenden Anruf und die Mitteilung, dass der Auftrag erledigt sei.
Wir möchten uns bei der Firma REISSWOLF ausdrücklich bedanken für die freundliche, kompetente und sachdienliche Beratung, die logistische Umsetzung und das menschliche Gespür, dass ein Kaffee ein schöner Start in den Tag sein kann.
