Industrie
itsme – Niederlande.
itsme ist eine internationale Gruppe von fünf Unternehmen. Ursprünglich als Familienunternehmen gestartet, ist itsme heute der größte unabhängige Großhändler in den Niederlanden und Marktführer bei der Lieferung von elektrischen und mechanischen Komponenten und den damit verbundenen Dienstleistungen für industrielle Endverbraucher, Maschinenbauer und technische Installateure.
itsme ist mit 550 Mitarbeitern in 21 Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien, Deutschland, Rumänien und Spanien vertreten.
Mit einem Lagerbestand von mehr als 20.000 Artikeln und einem Sortiment von fast 1,5 Millionen Artikeln garantiert itsme einen maßgeschneiderten Service.
Die Aufgabe
Ein international agierendes Unternehmen wie itsme verarbeitet täglich enorme Mengen an persönlichen und sensiblen Daten. Dazu zählen sowohl Mitarbeiter-, als auch Kundendaten. Die sichere Archivierung und Datenvernichtung ist daher ein absolutes Muss.
itsme suchte für seine 13 niederländischen Niederlassungen eine einheitliche Lösung für alle vertraulichen Dokumentenflüsse. Vom täglichen Druck der Bestellformulare bis zum gespeicherten Archiv.
„Das Problem war nicht die Archivierung der Dokumente. Wir haben in unserem Haus ausreichend Platz für ein eigenes Archiv. Uns ging es primär um die Verwaltung und sichere Vernichtung des veralteten Archivmaterials“, sagt Stan van Steen, Mitarbeiter von itsme.
Die täglichen vertraulichen Papierflüsse sollten zu 100% sicher entsorgt und vernichtet werden. „Wir bemühen uns Tag für Tag, unsere Kunden so zu entlasten, dass sie sich voll auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Das bedeutet auch, dass sie sich um das Thema Vertraulichkeit ihrer Daten nicht kümmern müssen“, erklärt Stan van Steen.
Wichtige Kriterien bei der Suche nach dem richtigen Partner im Bereich Archivmanagement und Akten- und Datenvernichtung waren eine zentrale zuverlässige Anlaufstelle mit schneller Reaktionszeit und Flexibilität.
„Wir versprechen unseren Kunden, dass wir ihnen zu ihrem Erfolg verhelfen. Und das erwarten wir auch von unseren Lieferanten. Sie müssen uns entlasten, damit wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren können. REISSWOLF erfüllt diese Rolle wirklich sehr gut und effizient“, so Stan van Steen, Facility Affairs.
itsme und REISSWOLF sind seit 2001 Partner. Zu Beginn dieser langen Zusammenarbeit wurde ein einheitlicher Prozess für alle Niederlassungen eingerichtet. Dieser Prozess lässt sich in neuen itsme Niederlassungen immer wieder problemlos implementieren. Dank der nationalen Abdeckung von REISSWOLF können wir dem Kunden in diesem Bereich einen professionellen Service bieten.
Alle niederländischen Niederlassungen von itsme sind mit RW240-Containern ausgestattet. Diese besonders sicheren Aluminiumbehälter bieten nicht nur optimale Sicherheit, sondern sehen auch professionell aus. Die Behälter werden auf Anfrage entleert. Das spart unnötige Kilometer und ist zudem kostengünstig und umweltfreundlich.
Die Trennung von normalem Papierabfall und Dokumenten mit sensiblen Daten erfolgt nach einem klaren Protokoll. Von Anfang an werden die Mitarbeiter aktiv geschult, um Unklarheiten vorzubeugen. Alle vertraulichen Materialien werden sicher von REISSWOLF gesammelt und innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt, gemäß höchster europäischer Richtlinien, vernichtet.
itsme arbeitet intensiv an der Digitalisierung seiner Dienste, was zu einem immer kleiner werdenden physischen Archiv führt. Bei der Auflösung der Altarchive unterstützt REISSWOLF durch korrekte Sammlung und sichere Vernichtung der Altdaten. Nach jeder Vernichtung erhält itsme von REISSWOLF ein digitales Garantiezertifikat.
„Auf unserer Wunschliste steht auf jeden Fall die Implementierung des REISSWOLF e.l.sy. Systems. Hierbei sind die Container mit einem elektronischen Schloss und Alarmsystem ausgestattet, um das Sammeln und Vernichten der vertraulichen Daten noch sicherer zu gestalten“, erzählt Stan van Steen.
Der Kundennutzen
Dank des einheitlichen Ansatzes der Datenverwaltung und -vernichtung für alle niederländischen Standorte spart itsme Zeit und Geld. Noch wichtiger ist allerdings, dass die vertraulichen Kundendaten zu 100% sicher und zuverlässig verarbeitet und gespeichert werden. Die Methode von REISSWOLF erfüllt alle Anforderungen der europäischen Datenschutzgesetze (in den Niederlanden als AVG bekannt).
Ein beruhigender Gedanke für den Kunden. Eine zentrale Anlaufstelle von REISSWOLF,die alle Niederlassungen von itsme im ganzen Land bedienen kann, sorgt dafür, dass schnell und proaktiv auf aktuelle Entwicklungen reagiert werden kann.
Stan van Steen erklärt: „Das ist für uns wirklich ein Plus. Auf REISSWOLF können wir uns blind verlassen. Vereinbarungen werden erfüllt und passende Lösungen schnell gefunden. Probleme werden sofort und effizient gelöst.“
itsme legt großen Wert darauf, seinen Partnern viel Verantwortung zu übertragen. Das ist aber nur möglich, wenn sich beide Parteien durch und durch vertrauen. REISSWOLF hat diesem Vertrauen Rechnung getragen, indem es schnelle und flexible Lösungen für alle Fragen der Datenverwaltung und -vernichtung bietet. Durch die flexible Entleerung, einen festen Ansprechpartner und einem zu 100% sicheren Prozess werden die Risiken bei der Erhebung und Vernichtung von datenschutzrelevanten Daten erheblich reduziert.
Die Perspektive
Die Zusammenarbeit mit itsme ist ein Lehrbuchbeispiel dafür, wie REISSWOLF alle seine Kunden anspricht: mit Vertrauen, Verantwortung und 100% Sicherheit im Mittelpunkt. Bei allen Aspekten unseres Services sind wir stets bestrebt, unsere Kunden so optimal wie möglich zu bedienen. Mit der zunehmenden Verschärfung der nationalen und europäischen Gesetzgebung im Bereich Datensicherheit und Datenschutz wird deutlich, wie wichtig der richtige Partner in diesem Bereich ist.
Es heißt aus gutem Grund: REISSWOLF simply. done.