Wie lange müssen welche Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden? Welche Unterschiede gibt es bei der Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter Unterlagen und bei Handels- und Geschäftsbriefen? Sie sind sich nicht ganz sicher?
Damit Sie einfach und schnell überprüfen können, was datenschutzkonform vernichtet werden kann und was noch nicht, haben wir eine Übersicht aller Dokumentenarten von A-Z mit den jeweils relevanten Aufbewahrungsfristen für Sie erstellt. Trotz aller Sorgfalt können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.
- Normalerweise müssen Geschäftsunterlagen sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es allerdings 30 Jahre oder mehr sein.
- Und neben den im Handelsgesetzbuch sowie in § 147 Abgabenordnung steuerrechtlich definierten Regelungen, gibt es weitere branchen- und anwendungsspezifische Vorschriften, die Sie beachten sollten.
- Gut zu wissen: Die Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich nach Ende des Kalenderjahres, aus dem das betreffende Dokument stammt bzw. in dem im betreffenden Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist.
- D. h., dass für alle zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem dieser erstellt wurde, die Aufbewahrungsfrist beginnt
- Maßgeblich für die Auswahl und Anwendung der richtigen Aufbewahrungsfrist ist nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern der Inhalt des Dokuments und der dazugehörige Sachzusammenhang.
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| A | ||
| Abrechnungsbeleg | 8* | 2016* |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2018 |
| Akkreditive | 6 | 2018 |
| Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) | 8* | 2016* |
| An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen | 6 | 2018 |
| Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben | 6 | 2018 |
| Angestelltenversicherung (nach Ablauf) | 8* | 2016* |
| Anhang | 8* | 2016* |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 8* | 2016* |
| Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich | 8* | 2016* |
| Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung | 8* | 2016* |
| Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) | 5 | 2019 |
| Ausgangsrechnungen | 8* | 2016* |
| Außendienstabrechnungen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| B | ||
| Bahnabrechnungen | 8* | 2016* |
| Bahnfrachtbriefe | 6 | 2018 |
| Bankauszüge, Bankbelege | 8* | 2016* |
| Bankbürgschaften (nach Ablauf) | 8* | 2016* |
| Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) | ° | ° |
| Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung | 8* | 2016* |
| Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Bestell- und Auftragsunterlagen | 6 | 2018 |
| Beteiligungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Betriebskostenabrechnungen | 8* | 2016* |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2018 |
| Bewertungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Bewirtungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Bilanzen | 8* | 2016* |
| Bilanzanlagen | 8* | 2016* |
| Buchungsanweisungen, Buchungsbelege | 8* | 2016* |
| Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| C | ||
| Clearing-Belege | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| D | ||
| Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) | 8* | 2016* |
| Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 147 AO) | 8* | 2016* |
| Datensicherungen | 10 | 2014 |
| Dauerauftragsunterlagen | 6 | 2018 |
| Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten | 8* | 2016* |
| Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen | 8* | 2016* |
| Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle | 10 | 2014 |
| Doppelbesteuerungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2025 vernichtet werden können | |
| E | ||
| Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze | 8* | 2016* |
| EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich | 8* | 2016* |
| Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch | 8* | 2016* |
| Einfuhrunterlagen | 8* | 2016* |
| Eingangsrechnung | 8* | 2016* |
| Einheitswertunterlagen | 8* | 2016* |
| E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt | 8* | 2016* |
| Essensmarkenabrechnungen | 8* | 2016* |
| Exportunterlagen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| F | ||
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Frachtbriefe | 6 | 2018 |
| Freistempelabrechnungen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| G | ||
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar | 8* | 2016* |
| Gehaltslisten | 8* | 2016* |
| Geschäftsberichte | 10 | 2014 |
| Geschäftsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 | 2018 |
| Geschenknachweise | 8* | 2016* |
| Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) | 10 | 2014 |
| Gewerbesteuerunterlagen | 8* | 2016* |
| Gewinn- und Verlustrechnungen | 10 | 2014 |
| Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare | 10 | 2014 |
| Gründungsakten der Gesellschaft | 10 | 2014 |
| Gutachten | 10 | 2014 |
| Gutschriften, Gutschriftsanzeigen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| H | ||
| Handelsbriefe (soweit keine Rechnungen) | 6 | 2018 |
| Handelsbücher | 10 | 2014 |
| Handelsregisterauszüge | 10 | 2014 |
| Hauptabschlussübersicht | 10 | 2014 |
| Hauptbücher | 10 | 2014 |
| Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) | 10 | 2014 |
| Hypothekenpfandbriefe (nach Ablauf) | 6 | 2018 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| I | ||
| Inkassobücher, -karteien, -quittungen | 8* | 2016* |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 | 2018 |
| Inventare, Inventarnachweise | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| J | ||
| Jahresabschluss | 10 | 2014 |
| Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften | 8* | 2016* |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| K | ||
| Kalkulationsunterlagen | 8* | 2016* |
| Kassenberichte | 8* | 2016* |
| Kassenbücher und -blätter | 8* | 2016* |
| Kassenzettel | 8* | 2016* |
| Kontenpläne und -änderungen | 8* | 2016* |
| Kontoauszüge, Kontenregister | 8* | 2016* |
| Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte | 10 | 2014 |
| Kostenträgerrechnungen | 8* | 2016* |
| Krankenhaus-Buchführungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Kreditorenbuchhaltung | 8* | 2016* |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016* |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 6 | 2018 |
| Kurzarbeitergeldlisten und Anträge | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| L | ||
| Ladescheine | 8* | 2016* |
| Lagebericht | 10 | 2014 |
| Lagerbücher | 10 | 2014 |
| Lastschriftanzeigen | 10 | 2014 |
| Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsablauf) | 8* | 2016* |
| Lieferantenerklärungen | 10 | 2014 |
| Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Lohnkontenarten, Lohnbelege | 8* | 2016* |
| Lohnlisten | 10 | 2014 |
| Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) | 8* | 2016* |
| Luftfrachtbriefe | 6 | 2018 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| M | ||
| Mahnvorgänge, Mahnbescheide | 6 | 2018 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) | 6 | 2018 |
| Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016* |
| Mutterschaftsgeldunterlagen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| N | ||
| Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016 |
| Nebenbücher | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können | |
| O | ||
| Offenbarungseid, eidesstattliche Versicherung | 6 | 2018 |
| Organisationsunterlagen und -pläne über Buchführung | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| P | ||
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) | 8* | 2016* |
| Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe; nach Vertragsende) | 6 | 2018 |
| Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents | 6 | 2018 |
| Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär | 30 | 1994 |
| Patientenakten in Arztpraxen | 10 | 2014 |
| Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen | 8* | 2016* |
| Pfändungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Postquittungsbücher | 8* | 2016* |
| Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 8* | 2016* |
| Protokolle (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016* |
| Provisionsabrechnungen mit Unterlagen | 8* | 2016* |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 10 | 2014 |
| Prüfungsberichte des Abschlussprüfers | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| Q | ||
| Qualitätsmanagement-Unterlagen | 10 | 2014 |
| Quittungen, wenn Buchungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| R | ||
| Rechnungen und Rechnungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss | 6 | 2018 |
| Reisekostenabrechnungen | 8* | 2016* |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 8* | 2016* |
| Röntgenbilder** | 10 | 2014 |
**Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des
28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| S | ||
| Saldenbilanzen | 10 | 2014 |
| Saldenlisten | 10 | 2014 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 6 | 2018 |
| Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016* |
| Schriftwechsel allgemein | 6 | 2018 |
| Spendenbescheinigungen | 8* | 2016* |
| Steuerunterlagen | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| T | ||
| Telefonkostennachweise | 8* | 2016* |
| Transportschadenunterlagen | 6 | 2018 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| U | ||
| Überstundenlisten | 10 | 2014 |
| Unfallversicherungsunterlagen | 6 | 2018 |
| Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| V | ||
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2014 |
| Verkaufsbücher | 10 | 2014 |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2014 |
| Versand- und Frachtunterlagen | 8* | 2016* |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 6 | 2018 |
| Versteigerungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) | 6 | 2018 |
| Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Viehregister | 10 | 2014 |
| VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) | 8* | 2016* |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr aus dem die Unterlagen 2024 vernichtet werden können | |
| W | ||
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 8* | 2016* |
| Wechsel | 8* | 2016* |
| Weihnachtsgratifikation | 8* | 2016* |
| Werbegeschenkenachweise | 8* | 2016* |
| Werbekostenbelege | 8* | 2016* |
| Wertberichtigungsunterlagen | 8* | 2016* |
| Wildhandelsbücher | 10 | 2014 |
| Gesetzliche Aufbewahrungs- frist in Jahren | Jahr des Ursprungs bzw. der letzten Änderung der Unterlagen, die ab 2025 vernichtet werden können. | |
| Z | ||
| Zahlungsanweisungen | 8* | 2016* |
| Zessionen | 6 | 2018 |
| Zinsabrechnungen | 8* | 2016* |
| Zollbelege | 10 | 2014 |
| Zustellungsquittungen | 6 | 2018 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 10 | 2014 |
* Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die für Buchungsbelege geltende Aufbewahrungsfrist von früher zehn auf nunmehr acht Jahre reduziert. Für Jahresabschlüsse (und bestimmte weitere Unterlagen) gilt jedoch weiterhin die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Bitte prüfen Sie daher, ob aus diesem Grund in Ihrem jeweiligen Fall doch auch für Buchungsbelege die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt.
Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.
Trotz sorgfältiger Prüfung können wir keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben übernehmen. In Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an die für Ihr Unternehmen zuständige Industrie- und Handelskammer, ihren Steuerberater und/oder ihren Rechtsanwalt oder das für Sie zuständige Finanzamt.