DMS vs. ECM - was ist der Unterschied?
Die beiden Begriffe werden häufig synonym verwendet, wobei sie sich doch deutlich voneinander unterscheiden:
Ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist eine Softwarelösung, die Ihnen hilft, Dokumente digital zu erfassen, zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und schnell zu finden.
Ein ECM (Enterprise Content Management) geht über die Funktionen eines DMS hinaus. Ein ECM ermöglicht neben den DMS-Funktionen die effiziente, digitale Verwaltung von strukturierten und unstrukturierten Dokumenten und Daten eines Unternehmens. Weiters bietet ein ECM, wie z. B. ELO, zahlreiche Funktionalitäten für mehr Automatisierung, zur Geschäftsprozessoptimierung und für eine stärkere Zusammenarbeit durch Collaboration-Tools und Integration mit anderen Systemen.
REISSWOLF hat bereits für zahlreiche Unternehmen und Betriebe ELO als Unternehmenssoftware eingeführt und an die jeweiligen Arbeitsabläufe angepasst. In unterschiedlichsten Anwendungsgrößen, immer in kollaborativer Zusammenarbeit und mit den individuellen Anforderungen im Fokus. Wir sind Ihr verlässlicher Ansprechpartner, Berater und Umsetzer – von den ersten Überlegungen über den Roll-Out im Unternehmen bis hin zur Umsetzung von individuell entwickelten Erweiterungen.
ELO ist skalierbar und kann an die Anforderungen von Unternehmen jeder Größe und aus unterschiedlichsten Branchen angepasst werden. Sie können sich für konkrete Anwendungsbeispiele auch unsere Projektberichte ansehen.
Für reibungslose digitale Prozesse und übergreifenden Informationsfluss.
ELO ermöglicht die An- und Einbindung von Systemen und Programmen, wie Microsoft 365, SAP, Salesforce oder DATEV. Die Integration erfolgt mit der Unterstützung von REISSWOLF passgenau für Ihr Unternehmen und Ihre Branche.
Mit ELO entsteht ein digitaler Ort für ein echtes gemeinsames Arbeiten: Dank verschiedener ELO Solutions bilden Sie interne Prozesse digital ab, tauschen Unterlagen einfach abteilungsübergreifend aus und sorgen für optimalen Informationsfluss. Die ELO Solutions sind sofort einsatzbereit und dabei jederzeit individuell konfigurierbar.
Rechnungsmanagement
mit ELO Invoice
Vertragsmanagement
mit ELO Contract
Bewerbungsmanagement
mit ELO HR Recruiting
Digitale Personalakte
mit ELO HR Personnel File
Wissensmanagement & Intranet
mit ELO Knowledge
Weiterbildungsmanagement
mit ELO Learning
Meetingmanagement
mit ELO Meeting
Digitales Postmanagement
mit ELO Inbox & ELO Outbox
Sitzungsmanagement
mit ELO Meeting
Zentrales Dokumentenmanagement
Managen Sie alle Arten von Dokumenten, Daten und Informationen zentral digital und einfach mit dem innovativen ECM ELO. So können Sie dort Ihr gesamtes Firmenarchiv revisionssicher ablegen oder laufend entstehende Akten sowie digitalisierte Unterlagen bequem verwalten. Zudem haben Sie diverse Möglichkeiten bei Berechtigungen und Zugriffsrechten.
Einfaches Workflow-Management
Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse: Mit dem in ELO integriertem Workflow-Designer definieren Sie Ihre eigenen Workflows und Regeln. Überwachen Sie stets den Status von Prozessen und binden Sie problemlos auch Drittsysteme wie ein ERP ganz einfach ein.
Intelligente Suche und Datenanalyse
Durch intelligente Suchmechanismen erhalten Sie sofort alle notwendigen Informationen. Sie können flexibel nach Volltext-Informationen, Metadaten oder z. B. Notizen suchen, diese miteinander kombinieren und zusätzlich Filter verwenden. Und mit dem integrierten Analyse-Dashboard, lassen sich Daten bequem auswerten und visualisieren.
Collaboration-Tools
Arbeiten Sie nahtlos zusammen mittels Team- und Workspaces, dank Workflows, über den ELO Feed und mit ELO Knowledge als zentraler Wissensplattform. Informationen fließen sicher und Dokumente können bequem gemeinsam bearbeitet werden. Für maximale Transparenz und Geschwindigkeit in der Zusammenarbeit.
Mobiler Zugriff per App
Die ELO ECM Suite lässt sich dank App auch auf mobilen Endgeräten nutzen – unter Windows, iOS, Android. Greifen Sie jederzeit und von überall auf Ihre Dokumentenverwaltung zu und bearbeiten Sie Workflows unterwegs.
Schnittstellen & Integrationen
Als modernes ECM-System beherrscht ELO das perfekte Zusammenspiel mit Microsoft 365. Integrieren oder verbinden Sie ELO zudem mit anderen Systemen, wie Ihrem ERP, der FiBu oder Ihrem CRM. Daten werden automatisiert ausgetauscht und Sie profitieren von einer hohen Datenverfügbarkeit und optimierten Abläufen.
Flexibler IT-Unterbau
Sie entscheiden, wie Sie Ihre ELO ECM-Lösung nutzen möchten: On-Premise, also lokal auf Ihrer Hardware in eigener Verantwortung, oder als Cloud Service durch REISSWOLF. Wir übernehmen dabei das gesamte Management der IT-Infrastruktur und kümmern uns um das Monitoring, sodass Ihre IT entlastet wird.
Hochverfügbarkeit & Performance
Die Architektur hinter der ELO ECM Suite macht Sie zu einer leistungsstarken, flexiblen und zuverlässigen Lösung, gerade auch für große Unternehmen. Sie ermöglicht eine ausfallsichere Verarbeitung von Daten, kann problemlos skaliert werden und ist mehrmandantenfähig .
Das ECM-System ELO ist in den unterschiedlichsten Branchen im Einsatz. Durch passgenaue Lösungen sowie digitales Arbeiten beschleunigt und automatisiert es interne Prozesse und verbessert so auch das Serviceerlebnis für Ihre Kunden.
1. Gesundheitswesen & Pflege
Digitalisierung, die entlastet: Mit ELO organisieren Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und Arztpraxen ihre Dokumentation effizient und sicher. Abrechnungen, Patientenakten, Verwaltungsunterlagen oder Personalunterlagen – alles digital, datenschutzkonform und schnell auffindbar. ELO lässt sich flexibel an bestehende KIS-, Pflegesoftware- und Rechnungssysteme anbinden – für nahtlose Abläufe im Arbeitsalltag.
2. Transport, Verkehr, Logistik
In der Logistik zählt jede Minute: ELO bringt Übersicht in Frachtpapiere, Lieferscheine, Zollunterlagen & Co. Automatisierte Workflows beschleunigen Prozesse – vom Wareneingang bis zur Auslieferung. Durch offene Schnittstellen lässt sich ELO nahtlos an ERP-, Buchhaltungs- oder Telematiksysteme anbinden und macht Ihre Logistik durchgängig digital.
3. Immobilienbranche
Ob Immobilienverwaltung oder Bauträger: ELO unterstützt Sie bei der Verwaltung von Mietverträgen, Exposés, Plänen oder Objektakten. Durch die strukturierte Ablage und intelligente Suchfunktionen sparen Sie Zeit und behalten den Überblick über alle Objekte. Dank flexibler Schnittstellen liegen Informationen systemübergreifend vor – die Systeme sprechen miteinander und tauschen sich automatisch aus. So entstehen durchgängige, digitale Prozesse ohne doppelte Datenpflege.
4. Baugewerbe
Vom Bauantrag bis zur Abnahme: ELO digitalisiert Ihre Projektakten, Pläne, Aufmaße und Angebote. Mobil verfügbar auf der Baustelle, sicher archiviert im Büro. So läuft Ihre Dokumentation auf stabilem Fundament – auch bei komplexen Bauvorhaben. Die Anbindung an ERP-, Kalkulations- oder andere Systeme sorgt für durchgängige Prozesse – ganz ohne Medienbrüche.
5. Handel
Schnelle Prozesse, zufriedene Kunden: Mit ELO optimieren Sie Bestellabläufe, Rechnungsverarbeitung und Lieferkettenmanagement. Alle Dokumente sind zentral verfügbar, Abläufe automatisiert – für mehr Effizienz im Einkauf sowie Verkauf. Noch dazu integriert sich ELO nahtlos in ERP-, CRM- und Buchhaltungs-Systeme.
6. Produktion & Fertigung
Digital durchstarten: Mit ELO steuern Sie Ihre Fertigung effizient – von der Produktionsplanung über das Qualitätsmanagement bis zur Maschinenwartung. Dokumente und Daten sind zentral vernetzt, Prozesse nachvollziehbar und audit-sicher. Über Schnittstellen zu ERP, Buchhaltungs- oder anderen Systemen wird ELO zur digitalen Drehscheibe Ihrer Fertigung.
7. Automobil
Für Zulieferer, Werkstatt oder Händler: ELO bringt Struktur in Ihre Dokumente. Vom Teilemanagement bis zum Serviceauftrag entlasten automatisierte Abläufe das Team und schaffen so Zeit für andere Aufgaben und mehr Kundennähe. Dank zahlreicher Schnittstellen lässt sich ELO problemlos mit Ihren Systemen, wie der Werkstattsoftware oder Ihrem ERP verknüpfen.
8. Weitere Branchen
Sie finden sich hier nicht wieder? Wir haben nur einen Teil der Branchen hier beispielhaft aufgeführt. Aber: ELO passt sich an! Ob Agentur, Verwaltung, Bildungseinrichtung oder Verein: Wir zeigen Ihnen gerne, wie auch Sie von digitalen Prozessen mit dem ECM-System profitieren. Durch offene Schnittstellen integriert sich ELO flexibel in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Warum ist ein ECM-System wichtig für ein Unternehmen?
Ein ECM-System optimiert die Dokumentenverwaltung, automatisiert Prozesse und sorgt für schnellen, sicheren Zugriff auf Informationen, wodurch Unternehmen effizienter arbeiten und Kosten senken. Zudem unterstützt es die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO, erhöht die Datensicherheit und ermöglicht standortunabhängiges, kollaboratives Arbeiten.
Kann ich als Kleinstunternehmen auch mit ELO arbeiten?
Ja, es gibt für den smarten Einstieg ein attraktives Starterpaket.
Für welche Unternehmensgröße ist ELO geeignet?
Abhängig von der Unternehmensgröße und den Anforderungen gibt es ELOprofessional und ELOenterprise. Grundsätzlich ist ELO für kleine, mittelständische und große Unternehmen geeignet, voll mandantenfähig und hoch skalierbar mit einer unbegrenzten Nutzerzahl.
Ist eine Implementierung On-Premise und in der Cloud möglich?
Ja, die Implementierung der ELO ECM Suite ist sowohl On-Premise als auch in der Cloud möglich. Unternehmen können die Lösung auf ihren eigenen Servern betreiben oder als Software-as-a-Service (SaaS) nutzen.
Gibt es Standard-Lösungen für Abteilungen und Fachbereiche?
Ja, die ELO ECM Suite bietet standardisierte Lösungen für verschiedene Abteilungen und Fachbereiche, die auf Best-Practice-Ansätzen basieren. Diese vorkonfigurierten Lösungen sind sofort einsatzbereit und lassen sich flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Erfüllt ELO die gesetzliche Vorgaben wie GoBD oder DSGVO?
Ja, die ELO ECM Suite erfüllt die gesetzlichen Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). ELO bietet die notwendigen technischen Voraussetzungen, wodurch die steuerrechtlichen Anforderungen an eine korrekte und ordnungsgemäße Buchführung umgesetzt werden können.
Können unterschiedliche Rollen & Benutzerrechte definiert werden?
Ja, die ELO Suite verfügt über die Möglichkeiten umfangreiche und komplexe Rollen- und Berechtigungskonzepte abzubilden.
Verfügt ELO über eine Texterkennung bei gescannten Dokumenten?
Ja, in ELO ist eine OCR Komponente integriert. Es können Volltextinhalte erzeugt und ausgewertet werden.
Ist die Workflow Komponente im Standard enthalten?
Ja, die ELO Workflow Komponenten sind zentraler Bestandteil der ECM Suite. Sowohl die zur Verfügung stehenden Adhoc-Workflows als auch frei definierbare Workflows.
Welche Dokumentenformate werden unterstützt?
Es werden alle gängigen Dokumentenformate unterstützt (ggf. ist eine eigene Viewer-Komponente notwendig).
Ist die ELO ECM Suite auch für mobiles Arbeiten per Handy/Tablet geeignet?
Aufgrund der Multi-Client-Strategie (ELO App) kann auch mobil von unterwegs gearbeitet werden.
